Musikfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Musikfestival braucht mehrere Monate Vorlauf, weil Künstler, Genehmigungen, Technik und Sicherheitsplanung voneinander abhängen. Lege zuerst Termin und Gelände fest, buche danach das Programm und kläre technische Anforderungen direkt mit den Künstlern. In den letzten 14 Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Helfer, Beschilderung und Wetterplanung. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Ablaufplan, eine Kontaktliste und genügend Zeit für Bühne, Ton und Licht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
Programm und Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung und Sicherheitsplan organisieren
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Catering und Bars reservieren
2 Personen
Sicherheit und Erste Hilfe organisieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Park- und Wegweiser anfertigen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Künstlerbestätigungen versenden
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
Ort überprüfen
3 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Bühne aufbauen
6 Personen
Musikanlage anschließen
4 Personen
Lichtanlage aufhängen
4 Personen
Stromversorgung anschließen
3 Personen
Zelte aufbauen
5 Personen
Bar und Ausgabetheken aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Toiletten und Waschbecken aufstellen
3 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Einlass und Armbänder bereitlegen
3 Personen
Künstlerraum einrichten
3 Personen
Catering vorbereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Ton testen
3 Personen
Licht testen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck begleiten
3 Personen
Eingang besetzen
4 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Festival eröffnen
Musikprogramm begleiten
3 Personen
Bar bedienen
6 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Essen nachfüllen
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Publikum und Gelände kontrollieren
4 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Letzten Auftritt ankündigen
Festival abschließen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Verderbliche Vorräte sicher lagern
2 Personen
Veranstaltungsort grob aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Bar und Küche reinigen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Bühne und Technik abbauen
6 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 20
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 12
BarhockerAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
BarkühlungenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 500
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
EingangstoreAnz. 8
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 4
PfeilschilderAnz. 16
ProgrammschilderAnz. 4
TischdeckenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
ReinigungsspraysAnz. 6
HandfegerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für Bühne, Musikanlage und Licht mindestens einen vollständigen Aufbautag ein. Prüfe vor dem Aufbau, ob Stromanschlüsse, Kabeltrommeln und Steckdosenleisten für die Technik ausreichen.
Hole Genehmigungen und Versicherung nicht erst kurz vor dem Festival ein. Beginne damit mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, weil Sicherheitsauflagen Änderungen am Gelände oder Programm auslösen können.
Sammle technische Anforderungen der Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Termin. So kannst du PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorlautsprecher passend einplanen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestätige Künstler sowie Helfer spätestens 7 Tage vorher. Gerade Cateringmengen, Kühlung und Barbedarf werden sonst zu spät angepasst.
Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Festival täglich und prüfe Partyzelte, Batterielampen und Wegweiser spätestens am Vortag. Markiere bei schlechtem Wetter rutschige Wege und schütze Technik vor Regen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Musikfestival planen?: Für ein kleines Musikfestival solltest du mindestens 3 bis 6 Monate einplanen. Genehmigungen, Künstlerbuchungen und Sicherheitskonzept gehören in die ersten 8 bis 12 Wochen; die konkrete Aufbauplanung folgt etwa 14 Tage vorher.
Was braucht man für die Tontechnik eines Musikfestivals?: Plane abhängig von Gelände und Besucherzahl PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorlautsprecher sowie XLR- und Jack-Kabel ein. Prüfe die technischen Anforderungen jedes Künstlers spätestens 4 Wochen vor dem Auftritt.
Wann sollte man Künstler für ein Musikfestival buchen?: Buche Künstler möglichst 3 bis 6 Monate vor dem Festival und verschicke die endgültigen Bestätigungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Die technischen Anforderungen sollten bereits 4 Wochen vorher vollständig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?: Für Bühne, Ton, Licht, Mobiliar und Beschilderung solltest du mindestens 8 bis 12 Stunden einplanen, bei größerer Technik einen ganzen Aufbautag. Führe am Vortag eine Geländekontrolle durch und teste Ton sowie Licht vor dem Einlass.

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