Checklist para organizar un festival de música

Organizar un festival de música requiere coordinar artistas, permisos, equipos y personas en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y el lugar, cerrar el programa y comprobar los requisitos legales antes de contratar servicios. Después tendrás que reunir la información técnica de cada artista, organizar la seguridad, gestionar las inscripciones y preparar el montaje. Esta checklist te ayuda a no olvidar detalles que suelen resolverse demasiado tarde, como los horarios de carga, los cables, la iluminación o la refrigeración de los productos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
Reservar el programa y a los artistas
2 personas
Comprobar permisos
Gestionar el seguro y el plan de seguridad
2 personas
Recopilar información de los artistas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Reservar catering y bares
2 personas
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer carteles de aparcamiento y de ruta
2 personas
Preparar el programa y la lista de contactos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Enviar confirmaciones a los artistas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Comprobar el lugar
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar el escenario
6 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Colgar la instalación de luces
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Montar las carpas
5 personas
Montar el bar y los mostradores de servicio
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar aseos y lavabos
3 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Preparar la entrada y las pulseras
3 personas
Montar la zona de artistas
3 personas
Preparar el catering
5 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Probar el sonido
3 personas
Probar la iluminación
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
Atender la entrada
4 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Abrir el festival
Coordinar el programa musical
3 personas
Atender el bar
6 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer la comida
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Controlar al público y el recinto
4 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar la última actuación
Cerrar el festival
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Guardar de forma segura el stock perecedero
2 personas
Hacer una limpieza general del recinto
5 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar el bar y la cocina
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
6 personas
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 20
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 12
Taburetes de barcant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Enfriadores de barcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces del monitorcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Puertas de entradacant. 8
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Señales de flechascant. 16
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Sprays de limpiezacant. 6
Escobas de manocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Pide los requisitos técnicos de cada artista antes de cerrar el equipo: confirma canales, micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones necesarias para cada actuación.
Comprueba los permisos, el seguro y el plan de seguridad con varias semanas de margen. Incluye accesos para emergencias, primeros auxilios y un responsable identificable durante todo el festival.
Prepara un programa con horarios de actuación, montaje, pruebas de sonido, contactos y turnos de voluntariado. Entrega una copia al equipo y conserva otra en un punto de coordinación.
Haz un inventario final de sonido, iluminación y mobiliario entre 48 y 24 horas antes. Cuenta cables XLR, cables jack, regletas, enrollacables, soportes y lámparas de batería, porque son fáciles de pasar por alto.
Revisa la previsión meteorológica al menos 72 horas antes y confirma el plan para carpas, escenario y público. Compra y refrigera los productos perecederos cuando el horario de servicio esté definido, no varios días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varios artistas, venta o gestión de inscripciones y permisos. Reserva cuanto antes el lugar, el programa, el seguro y los servicios técnicos; deja las confirmaciones finales para la última semana.
¿Qué hay que comprobar antes de montar el escenario?: Entre 24 y 48 horas antes confirma el acceso de carga, las piezas del escenario, la electricidad y la previsión meteorológica. El día del montaje revisa la estabilidad, coloca el sonido y prueba cada micrófono, monitor y línea antes de abrir el recinto.
¿Cuánto equipo de sonido necesita un festival de música?: Depende del aforo, el lugar y los artistas, pero como mínimo debes calcular PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores y cableado para cada actuación. Pide las fichas técnicas de todos los grupos antes de fijar la cantidad final y añade cables y regletas de repuesto.
¿Cuándo hay que comprar la comida y las bebidas para un festival?: Haz la compra cuando tengas confirmado el número de asistentes y el horario de servicio, normalmente entre 24 y 48 horas antes. Refrigera los productos perecederos en cuanto lleguen y verifica el stock antes de cerrar el recinto.

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