Organiser un festival de la bière sans rien oublier

Un festival de la bière demande plus que des fûts et des verres. Il faut coordonner les brasseries, les autorisations, le lieu, le froid, le tirage, les paiements et l’accueil des visiteurs dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 77 tâches et 56 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au jour J. Elle aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les branchements électriques ou l’enlèvement des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Confirmer les accords de lieu
Inviter des brasseries
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la participation de la brasserie
Réserver les installations de tirage
Réserver une chambre froide
Réserver l’enlèvement des déchets
Commander le catering
Réserver les verres et les tables
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Vérifier les étiquettes de la brasserie
2 personnes
Tester le système de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de visiteurs
Récupérer les courses
3 personnes
Réceptionner la livraison de bière
4 personnes
Recevoir le matériel de tirage
3 personnes
Stocker la bière au frais
3 personnes
Trier les informations sur la brasserie
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bar
4 personnes
Raccorder les installations de tirage de bière
3 personnes
Raccorder les fûts de bière
3 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Accrocher les cartes bière
2 personnes
Installer les panneaux de prix
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Rincer les becs de dégustation
3 personnes
Contrôler la température de la bière
2 personnes

Événement

Accueillir les brasseries
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Distribuer les verres à bière
2 personnes
Servir les bières
8 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer les verres
3 personnes
Garder les plans du bar propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Accompagner les dégustations de bière
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Stocker la bière restante en toute sécurité
3 personnes
Fermer les installations de tirage de bière
3 personnes
Rassembler les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel de tirage de bière
2 personnes
Retourner le matériel de réfrigération
2 personnes
Rendre les cageots de bière
2 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Inventorier le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Comptoir du bar
Table de caisse
Barrières de sécuritéqté 8

Vaisselle

Verres de dégustationqté 220
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 20
Doseursqté 12
Verres de serviceqté 24

Équipement

Installations de tirage à la pressionqté 4
Raccords de fûtqté 10
Régulateurs de CO2qté 4
Bouteilles de CO2qté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Bacs isothermesqté 10
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 12
Plateauxqté 12
Verres doseursqté 4

Décoration

Drapeaux pour festival de bièreqté 4
Guirlandesqté 12
Panneaux de bièreqté 12
Supports de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Rouleaux de nappesqté 6
Braceletsqté 200
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à verreqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives et la confirmation du lieu plusieurs semaines avant l’événement : les autorisations et les accords de site peuvent conditionner toute la suite.
Confirme le nombre de brasseries et de visiteurs avant de finaliser le matériel. Le nombre de tireuses, de raccords, de verres et de tables dépend directement de ces deux chiffres.
Réserve la chambre froide et les équipements de tirage suffisamment tôt, puis vérifie leur compatibilité avec les fûts et les raccords prévus. Une livraison de bière sans solution de stockage au frais bloque rapidement l’installation.
Prévois un responsable des paiements et teste chaque terminal avant l’ouverture. Garde aussi une table de caisse, des rallonges et des multiprises disponibles au même endroit.
Fais une inspection du lieu la veille ou le matin même : vérifie les points d’alimentation, les barrières, les zones de circulation et l’emplacement des déchets avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour coordonner les autorisations, le lieu, les brasseries, le catering et le matériel. Commence plus tôt si le festival accueille beaucoup de stands ou nécessite des installations temporaires.
Combien de bière prévoir par visiteur pour un festival ?: Utilise le nombre confirmé de visiteurs et le format de dégustation pour établir le volume, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Stocke la bière au frais dès sa réception et sépare les réserves de dégustation du stock de service.
Quand réserver les tireuses et la chambre froide ?: Réserve-les dès que les dates et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Vérifie ensuite les raccords, le CO2, l’alimentation électrique et les conditions de livraison au moins 7 jours avant l’installation.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de la bière ?: Contrôle les prévisions météo, les branchements, les barrières, les verres, les étiquettes des brasseries et les terminaux de paiement. Imprime aussi le déroulé et confirme les horaires d’arrivée des brasseries, des livraisons et des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.