Bierfestival organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Bierfestival steht und fällt mit gekühltem Bier, funktionierenden Zapfanlagen und einem Ablauf, den alle Helfer kennen. Plane zuerst Genehmigungen, Veranstaltungsort und Brauereien, danach Technik, Catering und Personal. Kurz vor dem Termin zählen bestätigte Besucherzahlen, Stromanschlüsse und die Annahme der Bierlieferung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, damit am Ausschank nicht Gläser, Kühlung oder ein getestetes Zahlungssystem fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigungen prüfen
Absprachen zum Veranstaltungsort bestätigen
Brauereien einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Brauereiteilnahme bestätigen
Zapfanlagen reservieren
Kühlung reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Catering bestellen
Gläser und Tische reservieren
Freiwillige einteilen
Drehbuch ausdrucken
Brauereietiketten prüfen
2 Personen
Zahlungssystem testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Besucherzahlen bestätigen
Einkäufe abholen
3 Personen
Bierlieferung annehmen
4 Personen
Zapfmaterial erhalten
3 Personen
Bier gekühlt lagern
3 Personen
Brauereiinfos sortieren
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Barausstattung aufbauen
4 Personen
Zapfanlagen anschließen
3 Personen
Bierfässer anschließen
3 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Bierkarten aufhängen
2 Personen
Preisschilder aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Zapfhähne durchspülen
3 Personen
Biertemperatur prüfen
2 Personen

Event

Brauereien empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Biergläser ausgeben
2 Personen
Biere ausschenken
8 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Gläser einsammeln
3 Personen
Bartheken sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
Bierpräsentationen begleiten
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Restbier sicher lagern
3 Personen
Zapfanlagen abschließen
3 Personen
Gläser einsammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar reinigen
3 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Zapfmaterial zurückbringen
2 Personen
Kühlung zurückgeben
2 Personen
Bierkästen zurückbringen
2 Personen
Dekoration verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand inventarisieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
Bartheke
Kassatisch
AbsperrgitterAnz. 8

Geschirr

ProbiergläserAnz. 220
WassergläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierbretterAnz. 20
AusschankmessbecherAnz. 12
SchenkgläserAnz. 24

Ausstattung

ZapfanlagenAnz. 4
KegkupplungenAnz. 10
CO2-ReglerAnz. 4
CO2-FlaschenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
KühlwannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 12
TablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4

Dekoration

Bierfestival-FahnenAnz. 4
GirlandenAnz. 12
BierplattenAnz. 12
MenükartenständerAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
TischdeckenrollenAnz. 6
ArmbänderAnz. 200
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
GlascontainerAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Zapftechnik nicht erst beim Aufbau: Reserviere Zapfanlagen, Kegkupplungen, CO₂-Regler und CO₂-Flaschen frühzeitig und prüfe vorab, ob die Anschlüsse am Veranstaltungsort passen.
Lege für jedes Bier eine eindeutige Brauereiinformation und ein Etikett bereit. Sortiere die Unterlagen vor dem Festival, damit Helfer Herkunft und Ausschank ohne Rückfragen zuordnen können.
Kühlung braucht Vorlauf: Nimm die Bierlieferung an, lagere sie gekühlt und prüfe die Kühlkapazität für die bestätigte Besucherzahl mindestens am Vortag.
Plane den Ausschank mit mehr als einer Station, wenn viele Gäste erwartet werden. Reserviere Probiergläser, Schenkgläser und Wassergläser und stelle pro Ausschank einen Messbecher bereit.
Teste Kartenterminals und Stromanschlüsse spätestens am Vortag. Kontrolliere auch Verlängerungskabel, Kühlschränke und Beleuchtung, bevor die Brauereien und Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Bierfestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Veranstaltungsort und Einladungen an Brauereien. Technik, Kühlung und Catering solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin reservieren.
Wie viel Bier brauche ich für ein Bierfestival?: Rechne zunächst mit etwa 1,5 bis 2 Litern Bier pro erwachsenem Gast bei einem mehrstündigen Festival. Bestätige die Besucherzahl spätestens eine Woche vorher und plane zusätzlich alkoholfreie Getränke und Wasser ein.
Wann müssen Zapfanlagen und Kühlung bereitstehen?: Reserviere beides mindestens 4 Wochen vorher und lasse die Lieferung spätestens am Vortag eintreffen. So bleibt Zeit, Anschlüsse, CO₂-Versorgung und die tatsächliche Kühlleistung zu prüfen.
Was wird bei einem Bierfestival am häufigsten vergessen?: Oft fehlen getestete Zahlungssysteme, passende Kegkupplungen, beschriftete Bierinformationen und ausreichend Wasser- oder Probiergläser. Kontrolliere diese Punkte 24 Stunden vor dem Einlass mit einer kurzen Vor-Ort-Inspektion.

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