Checklist para organizar un festival de cerveza

Un festival de cerveza combina proveedores, instalaciones, frío, pagos y atención al público, así que los retrasos suelen empezar antes del montaje. Esta checklist reúne 77 tareas y 56 materiales para seguir el trabajo en orden, desde los permisos y las cervecerías hasta la recepción de los barriles y la revisión del recinto. También ayuda a no olvidar detalles que suelen aparecer demasiado tarde, como las etiquetas, los puntos de electricidad o las preferencias dietéticas de los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos
Confirmar los acuerdos del recinto
Invitar a las cervecerías
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participación de la cervecería
Reservar instalaciones de grifo
Reservar equipo de refrigeración
Reservar recogida de residuos
Pedir el catering
Reservar vasos y mesas
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar las etiquetas de la cervecería
2 personas
Probar el sistema de pago
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el número de visitantes
Recoger la compra
3 personas
Recibir la entrega de cerveza
4 personas
Recibir el material de barra
3 personas
Guardar la cerveza refrigerada
3 personas
Clasificar la información de la cervecería
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la barra
4 personas
Conectar los dispensadores de cerveza
3 personas
Conectar los barriles de cerveza
3 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colgar las cartas de cerveza
2 personas
Colocar carteles de precios
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colocar etiquetas de alérgenos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enjuagar los grifos de prueba
3 personas
Comprobar la temperatura de la cerveza
2 personas

Evento

Recibir a las cervecerías
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Repartir vasos de cerveza
2 personas
Servir cervezas
8 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recoger vasos
3 personas
Mantener limpias las bandejas del bar
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Coordinar presentaciones de cerveza
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Almacenar la cerveza restante de forma segura
3 personas
Cerrar las instalaciones de grifo
3 personas
Recoger los vasos
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
3 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material de grifo
2 personas
Devolver la refrigeración
2 personas
Devolver las cajas de cerveza
2 personas
Guardar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Inventariar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Bar
Mesa de caja
Vallas de separacióncant. 8

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 220
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Tablas para servircant. 20
Copascant. 12
Copas de serviciocant. 24

Equipo

Dispensadores de cervezacant. 4
Acoplamientos para barrilescant. 10
Reguladores de CO2cant. 4
Botellas de CO2cant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 10
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 12
Bandejascant. 12
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Banderas del festival de la cervezacant. 4
Guirnaldascant. 12
Carteles de cervezacant. 12
Atriles para menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Rollos de mantelescant. 6
Pulserascant. 200
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de vidriocant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los permisos y las condiciones del recinto. Confirma por escrito qué incluye el espacio, dónde se puede instalar cada barra y cuántos puntos de electricidad estarán disponibles antes de contratar equipos.
Cierra la participación de las cervecerías con suficiente margen para pedir grifos, acoplamientos, refrigeración y etiquetas. Revisa la información de cada una antes de imprimir el plan de trabajo.
Calcula las necesidades según el número confirmado de visitantes y no solo según las inscripciones iniciales. Reserva vasos de degustación, vasos de agua, mesas, catering y terminales de pago para el aforo previsto.
Programa la llegada de la cerveza y del material de barra por separado si es necesario. La cerveza debe pasar a refrigeración en cuanto se recibe; deja neveras portátiles y contenedores de hielo preparados para los puntos que no tengan frío fijo.
Haz una prueba completa del sistema de pago y una inspección del recinto antes de abrir. Comprueba cables, regletas, grifos, CO2, señalización, separación de filas y el plan de residuos, y asigna cada revisión a un voluntario concreto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de cerveza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes del evento. Los permisos, los acuerdos con el recinto y la participación de las cervecerías deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas; después puedes cerrar equipos, catering y voluntarios.
¿Cuánta cerveza necesito para un festival de cerveza?: Calcula el consumo a partir del número confirmado de visitantes, la duración y el tamaño de las degustaciones. Como referencia operativa, reserva entre 2 y 3 degustaciones por persona para la primera hora y añade un margen del 10 al 15 % para variaciones y reposición.
¿Cuándo debo refrigerar la cerveza para el festival?: Recíbela el mismo día o la víspera, según las condiciones de entrega, y guárdala refrigerada en cuanto llegue. Comprueba la temperatura y el espacio de las neveras al menos 24 horas antes para evitar descubrir falta de capacidad durante el montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cerveza?: Depende del aforo y del número de barras, pero asigna como mínimo 1 persona por cada punto de servicio y 1 responsable adicional por cada 4 o 5 voluntarios. Cierra los turnos 1 o 2 semanas antes y entrega a cada persona un plan de trabajo impreso.

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