Organiser un festival de jazz : la méthode

Un festival de jazz se prépare d’abord autour du programme artistique, puis se construit avec les inscriptions, la technique et l’accueil du public. Commence par confirmer les artistes et leurs besoins avant de publier la page du festival et d’envoyer les invitations. Ensuite, verrouille les droits musicaux, la restauration, la billetterie et le matériel de scène. Les derniers jours servent surtout à tester le paiement, préparer les bracelets, refroidir les boissons et installer les espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la page du festival
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer le programme des artistes
2 personnes
6
Rassembler les informations sur les artistes
7
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
8
Inventorier les instruments de musique
2 personnes
9
Vérifier les droits musicaux
10
Faire imprimer les programmes
11
Préparer les bracelets
12
Faire les réservations
13
Commander le catering
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer le point café
2 personnes
19
Préparer le stock du bar
3 personnes
20
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
21
Préparer l'argent liquide
22
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
23
Remettre le lieu propre
3 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Dégager la zone du podium
3 personnes
27
Installer le matériel de musique
4 personnes
28
Brancher les microphones
2 personnes
29
Installer les instruments
3 personnes
30
Effectuer la vérification du son
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
33
Aménager l’entrée
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Contrôler l’accès
3 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Accompagner les artistes
2 personnes
45
Annoncer les spectacles
46
Coordonner les changements de scène
3 personnes
47
Vérifier le niveau sonore
48
Ouvrir le bar
3 personnes
49
Servir les boissons
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Dégager les tables
3 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
56
Gérer le stock
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

61
Fermer le bar
3 personnes
62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Emballer les instruments
3 personnes
65
Démonter le matériel audio
4 personnes
66
Démonter l’éclairage
3 personnes
67
Démonter le mobilier
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Vérifier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 10
Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chariots pliantsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs de scèneqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtes D-Iqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Casque audioqté 2
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampadairesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Rideaux de scèneqté 2
Nappesqté 16
Panneaux de menuqté 6
Panneaux d’orientationqté 12
Ballonsqté 100
Crochets adhésifsqté 40
Numéros de tableqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 20
Extincteursqté 2

Papeterie

Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Tickets de consommationqté 1500
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Parapluiesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirme le programme des artistes avant d’imprimer les programmes ou de publier les informations définitives. Demande aussi leurs horaires d’arrivée, besoins alimentaires et besoins techniques au moins 2 semaines à l’avance.
Traite les inscriptions dès leur arrivée et rassemble les besoins alimentaires dans une seule liste. Prévois une vérification finale 3 jours avant le festival pour éviter de commander le catering sur des chiffres dépassés.
Teste la chaîne audio complète avant l’ouverture : table de mixage, microphones, pieds, boîtes D-I, câbles et enceintes doivent être branchés comme le jour J. Fais ce test au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Prépare séparément le contrôle des accès et la caisse. Compte les bracelets, vérifie les moyens de paiement et prépare l’argent liquide avant l’ouverture, plutôt que pendant l’arrivée des premiers visiteurs.
Installe d’abord la scène et la technique, puis les tables, chaises et espaces de restauration. Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et garde un stock séparé pour le bar afin de ne pas interrompre le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de jazz ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer les artistes, vérifier les droits musicaux, gérer les inscriptions et réserver le catering. Avec plusieurs groupes ou une installation technique importante, commence plutôt 3 mois avant.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un festival de jazz ?: Confirme les artistes au moins 6 semaines avant la date, puis recueille immédiatement leurs horaires, informations de présentation et besoins techniques. Une dernière confirmation 7 jours avant évite les erreurs dans le programme et l’accueil.
Quand tester la sonorisation d’un festival de jazz ?: Fais un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes, après l’installation des microphones, câbles, boîtes D-I et enceintes. Vérifie aussi chaque instrument et prévois un contrôle rapide avant chaque concert.
Combien de boissons prévoir pour un festival de jazz ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure selon la durée et la chaleur. Ajoute une marge de 10 % et refroidis une première réserve plusieurs heures avant l’ouverture.

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