Organiser un salon de la puériculture, étape par étape

Un salon de la puériculture se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une journée d’installation. Commencez par fixer la date, ouvrir les inscriptions et confirmer les exposants avant de répartir les emplacements et de construire le programme. Les besoins alimentaires, les informations pratiques et le matériel pour enfants doivent être verrouillés plusieurs jours avant l’ouverture. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour les stands, l’accueil, la technique et la restauration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date du salon
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Confirmer les participants
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste des exposants
2 personnes
7
Répartir les emplacements
2 personnes
8
Établir le programme
2 personnes
9
Confirmer les intervenants
10
Faire les réservations
11
Commander le catering
2 personnes
12
Commander les imprimés
13
Préparer les badges
2 personnes
14
Envoyer les informations aux visiteurs par e-mail
15
Envoyer le briefing aux exposants
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Acheter des produits frais
2 personnes
20
Trier la décoration
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Dégager la zone de chargement
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les stands du salon
6 personnes
25
Monter le comptoir d'information
2 personnes
26
Aménager l'espace change
2 personnes
27
Aménager l’espace de restauration
2 personnes
28
Aménager l’espace enfants
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Aider les exposants à s’installer
4 personnes
36
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Distribuer le programme
2 personnes
39
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
40
Vérifier l’espace à langer
41
Vérifier l'espace de repas
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Réanimer les stocks
2 personnes
48
Annoncer les ateliers
49
Soutenir les ateliers
2 personnes
50
Encadrer le photobooth
51
Enregistrer les objets trouvés
52
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
53
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Compter le matériel
2 personnes
61
Retourner les matériels de location
2 personnes
62
Ranger le stock restant
2 personnes
63
Gérer les objets trouvés
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Parois de standqté 24
Tables de standqté 24
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 3
Porte-manteauxqté 4
Armoires de rangementqté 4
Fauteuils loungeqté 4
Chaises hautes pour enfantsqté 4
Tables à langerqté 3
Chaises hautesqté 4
Poteaux de délimitationqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Caissesqté 2

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Nappesqté 36
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Guirlandes décorativesqté 12
Panneaux de standqté 24
Porte-nomsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Jouetsqté 30
Tapis de jeuqté 6
Livres pour bébéqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Pompes désinfectantesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Papeterie

Brochures du programmeqté 300
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 300
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes de feedbackqté 150
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 12
Étiquettesqté 300
Autocollants flèchesqté 40

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Ruban de balisageqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Autre

Chariots à mainqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Boîtes à outilsqté 2
Ciseauxqté 12
Attaches-câblesqté 200
Piles de rechangeqté 24
Porte-parapluiesqté 2

Conseils

Fixez les échéances dès la publication de la date : ouvrez les inscriptions, confirmez les participants et envoyez les informations visiteurs au moins 7 jours avant le salon.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement. Cela évite de corriger le catering la veille.
Répartissez les exposants sur un plan avant de monter les stands. Gardez un passage dégagé et regroupez les tables à langer, chaises hautes et espaces de repos dans une zone facilement accessible.
Envoyez le briefing aux exposants au moins 5 jours avant : horaires d’arrivée, emplacement, accès de chargement, matériel fourni et personne à contacter sur place.
Préparez la technique et l’accueil la veille lorsque c’est possible. Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la puériculture ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, réserver les intervenants et commander les imprimés. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, le briefing et les achats de produits frais.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la puériculture ?: Confirmez les exposants au moins 3 semaines avant le salon afin de finaliser le plan et le programme. Envoyez ensuite leur briefing détaillé 5 jours avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez 3 à 4 heures avant l’ouverture pour dégager la zone de chargement, installer les tables et chaises, monter les parois et préparer le comptoir d’information. Ajoutez 30 minutes pour vérifier les circulations et la signalétique.
Que faut-il prévoir pour accueillir les jeunes enfants ?: Prévoyez une zone équipée de tables à langer, chaises hautes et assises adaptées, placée près de l’accueil mais hors des passages principaux. Vérifiez cette installation au moins 1 heure avant l’arrivée des visiteurs.

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