Checklist pour organiser un salon de la puériculture
Un salon de la puériculture demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les intervenants et l’aménagement du lieu. Cette checklist de 64 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au montage des stands. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, briefing exposants, zone de chargement et matériel pour les jeunes enfants. Utilisez-la comme fil conducteur jusqu’à l’ouverture du salon.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date du salon
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des exposants
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Commander les imprimés
Préparer les badges
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs par e-mail
Envoyer le briefing aux exposants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands du salon
6 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Aménager l'espace change
2 personnes
Aménager l’espace de restauration
2 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aider les exposants à s’installer
4 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Vérifier l’espace à langer
Vérifier l'espace de repas
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réanimer les stocks
2 personnes
Annoncer les ateliers
Soutenir les ateliers
2 personnes
Encadrer le photobooth
Enregistrer les objets trouvés
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Suivi
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Parois de standqté 24
- Tables de standqté 24
- Tables pliantesqté 12
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Tables de maquillageqté 3
- Porte-manteauxqté 4
- Armoires de rangementqté 4
- Fauteuils loungeqté 4
- Chaises hautes pour enfantsqté 4
- Tables à langerqté 3
- Chaises hautesqté 4
- Poteaux de délimitationqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 4
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Stations de rechargeqté 2
- Caissesqté 2
Cuisine
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pince de serviceqté 8
- Conteneurs réfrigérésqté 4
Décoration
- Arches de ballonsqté 2
- Ballonsqté 150
- Nappesqté 36
- Compositions floralesqté 8
- Mur photo
- Guirlandes décorativesqté 12
- Panneaux de standqté 24
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Décoration de tableqté 12
- Jouetsqté 30
- Tapis de jeuqté 6
- Livres pour bébéqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de bureauqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Aspirateur
- Balais à mainqté 3
- Gants de nettoyageqté 12
- Pompes désinfectantesqté 8
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Papeterie
- Brochures du programmeqté 300
- Badges nominatifsqté 100
- Braceletsqté 300
- Formulaires d'inscriptionqté 150
- Cartes de feedbackqté 150
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 8
- Blocs-notesqté 12
- Papier A4qté 2
- Ruban adhésifqté 12
- Étiquettesqté 300
- Autocollants flèchesqté 40
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Passe-câblesqté 12
- Panneaux de sortie de secoursqté 6
- Ruban de balisageqté 4
- Couvertures anti-feuqté 2
Autre
- Chariots à mainqté 2
- Boîtes de rangementqté 12
- Boîtes à outilsqté 2
- Ciseauxqté 12
- Attaches-câblesqté 200
- Piles de rechangeqté 24
- Porte-parapluiesqté 2
Conseils
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour confirmer le nombre de visiteurs et adapter les chaises hautes, les tables à langer, le catering et les espaces d’accueil. Relancez les inscrits quelques jours avant avec les informations pratiques par e-mail.
- Arrêtez la répartition des emplacements avant d’envoyer le briefing aux exposants. Prévoyez un plan lisible indiquant les parois, tables de stand, prises électriques et horaires d’installation.
- Centralisez les besoins alimentaires au moment de la confirmation des participants. Pour le jour J, vérifiez les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts avant la livraison du catering.
- Réservez le matériel audiovisuel au plus tard une semaine avant l’événement : microphones, haut-parleurs, ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises. Testez chaque branchement avant l’arrivée du public.
- Organisez le montage en deux temps : dégagez d’abord la zone de chargement, puis installez les tables et chaises avant les stands et le comptoir d’information. Gardez les produits frais et les boissons au froid jusqu’au moment du service.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon de la puériculture ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de publier la date, ouvrir les inscriptions, confirmer les exposants et réserver le lieu, le catering et le matériel.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des jeunes enfants ?
- Prévoyez notamment des tables à langer, des chaises hautes pour enfants, des fauteuils lounge et un espace clairement signalé. Vérifiez ces équipements au moins 7 jours avant le salon, puis contrôlez leur installation le matin même.
- Quand envoyer les informations aux visiteurs et aux exposants ?
- Envoyez les informations pratiques aux visiteurs environ 5 à 7 jours avant l’événement. Transmettez le briefing aux exposants au moins une semaine avant, avec leur emplacement, les horaires d’accès et les consignes de montage.
- Combien de temps prévoir pour monter les stands ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour ouvrir le lieu, dégager la zone de chargement, installer le mobilier, monter les stands et préparer le comptoir d’information. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et la projection avant l’arrivée des visiteurs.
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