Organiser un concert d’orchestre à cordes : la checklist

Un concert d’orchestre à cordes demande une coordination précise entre les musiciens, la salle et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu, l’effectif, le répertoire et les solistes, puis avancez vers les répétitions, les inscriptions et la logistique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les parties d’orchestre, les programmes imprimés, le catering et l’accès à la salle. Cette checklist de 79 tâches et 72 fournitures vous aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du concert
2 personnes
Confirmer l’effectif de l’orchestre
Définir le répertoire et le programme
2 personnes
Confirmer le chef d’orchestre et les solistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire une réservation de salle de répétition
Confirmer la réservation du lieu du concert
Composer le programme et le plan d’itinéraire
2 personnes
Faire imprimer les programmes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les programmes
2 personnes
Stocker le catering de manière périssable
2 personnes
Préparer les parties d’orchestre
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Nettoyer le sol de la scène
2 personnes
Installer les chaises pour le public
4 personnes
Installer les sièges de l'orchestre
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
Placer les partitions sur les pupitres
3 personnes
Aménager la salle des instruments
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Déposer les programmes à l'entrée
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement et d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Accueillir l’orchestre
2 personnes
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Organiser une courte répétition d’orchestre
20 personnes

Événement

Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Annoncer le concert
Interpréter la première partie du concert
20 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le service de pause
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
20 personnes
Recevoir les questions du public
Annoncer le programme du soir
Assurer le concert du soir
20 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Servir le verre des artistes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les instruments
4 personnes
Rassembler les pupitres de musique
3 personnes
Ranger les lots et les stands
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Débarrasser les tables de catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Empiler les sièges du public
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Vérifier les factures impayées
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 100
Chaises d’orchestreqté 24
Tables de cateringqté 4
Table d’accueil
Tables de logeqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 24
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouret de piano
Métronomeqté 2
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Pied de microphone
Microphone à main
Enceinte Bluetooth

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 3
Panneaux de directionqté 6
Plantesqté 6
Panneaux de vestiaireqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Étiquettes de poubelleqté 12

Organisation

Badges nominatifsqté 30
Stylos à billeqté 12
Presse-papiersqté 4
Pochettes pour listes de visiteursqté 3
Braceletsqté 120
Programmesqté 120
Ruban de papierqté 6
Ruban de masquageqté 4
Épingles de sûretéqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Cônesqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Passe-câblesqté 6
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu

Instruments

Cordes de violon de rechangeqté 4
Archets de rechange pour altoqté 2
Jeux de cordes de violoncelle de secoursqté 2
Résineqté 8
Diapasonsqté 2
Pieds de microqté 6
Tabouret de piano

Vêtements

Cintresqté 60
Housses à vêtementsqté 12

Conseils

Confirmez l’effectif de l’orchestre avant de finaliser le plan de scène : le nombre de chaises, de pupitres et de lampes dépend directement des musiciens présents.
Réservez la salle de répétition et le lieu du concert dès que la date est fixée. Gardez un créneau séparé pour récupérer les clés, ouvrir le bâtiment et aérer les espaces le jour du concert.
Préparez les parties d’orchestre plusieurs jours avant la première répétition et vérifiez qu’il y en a une pour chaque musicien. Les oublis de dernière minute sont particulièrement gênants pour les pupitres partagés.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Pour une pause café, prévoyez les tasses, verres, carafes, machines à café, bouilloires et thermos avant de faire les courses.
Imprimez et triez les programmes avant l’ouverture des portes. Placez la table d’accueil, les chaises du public et le matériel de scène selon un plan d’itinéraire vérifié, plutôt que de décider sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert d’orchestre à cordes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le concert pour réserver la salle, confirmer l’effectif, choisir le programme et contacter le chef ou les solistes. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les impressions, les courses et les vérifications.
Quand faut-il confirmer le nombre de musiciens ?: Demandez une confirmation définitive au plus tard 2 à 3 semaines avant le concert. Ce chiffre permet d’ajuster les chaises d’orchestre, les pupitres, les lampes, les parties musicales et le plan de scène.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Imprimez-les environ 5 à 7 jours avant le concert, une fois le répertoire, les noms et l’ordre des œuvres vérifiés. Triez-les ensuite avant l’ouverture pour éviter de les distribuer en urgence à l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir, aérer, nettoyer, installer les chaises, les pupitres, l’accueil et le catering. Ajoutez du temps si les clés doivent être récupérées le jour même ou si la scène nécessite un nettoyage approfondi.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.