Organiser une brocante : la checklist complète

Une brocante réussie repose surtout sur une bonne préparation des exposants et un montage sans improvisation. Cette checklist suit le déroulement réel : confirmer le lieu, traiter les inscriptions, attribuer les stands, informer les visiteurs et préparer l’accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme la monnaie, les besoins alimentaires, l’éclairage et le matériel de location. Utilise-la pour répartir les tâches et vérifier l’avancement jusqu’à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Enregistrer les frais de stand
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Informer les exposants
Créer les invitations des visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Publier l’itinéraire
Publier les informations de stationnement
Planifier les bénévoles
Répartir les services
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des courses
Acheter le catering
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Retirer de la monnaie
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Baliser l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les emplacements des stands
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer la table d'inscription

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Soutenir le montage du stand
3 personnes
Vérifier les derniers stands
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encaisser les droits d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des boissons fraîches
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l’entrée
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter le matériel de stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer les panneaux et les autocollants
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Compter le stock
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les affaires restantes
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Contacter les exposants après l’événement
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Table d’accueil
Table de cateringqté 2
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Calculatricesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 20
Cadres photoqté 6
Fleurs artificiellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de pâtisseriesqté 40
Louchesqté 4
Mugs isothermesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 8
Caisses de stockageqté 8
Bacs à vaisselleqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Ouvre-boîtesqté 2

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Organisation

Caisse
Caisse
Braceletsqté 200
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Mètres rubansqté 2
Agrafeusesqté 2
Classeurs d’inscriptionqté 4
Plans des visiteursqté 150
Listes des exposantsqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Formulaires de caisseqté 50
Bacs à braceletsqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les exposants : sans ces deux informations, les inscriptions et le plan des stands prennent du retard. Prévois aussi dès le départ les indications d’accès et de stationnement.
Traite les inscriptions en deux temps : enregistre les frais de stand, puis confirme les exposants. Envoie ensuite à chacun son numéro, son emplacement et les horaires pratiques afin d’éviter les demandes de dernière minute.
Prépare le plan des stands avant l’impression des numéros et de la signalétique. Garde une copie du plan à la table d’accueil et une autre pour les bénévoles chargés de guider les exposants.
Compte les boissons et le catering à partir des besoins réellement recueillis, puis refroidis les boissons avant l’ouverture. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être regroupés sur la table de catering, avec les rallonges et multiprises nécessaires.
Fais un contrôle matériel la veille : tentes, tables, chaises, portants, chariots, terminaux de paiement et éclairage. Retire aussi la monnaie suffisamment tôt et charge ou rassemble les lampes, talkies-walkies et panneaux indicateurs avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante ?: Commence plusieurs semaines avant la date, dès que le lieu et la date sont confirmés. Les inscriptions, les frais de stand, le plan et les imprimés nécessitent chacun un délai ; garde les derniers jours pour le matériel et le montage.
Quand confirmer les exposants d’une brocante ?: Confirme chaque exposant après traitement de son inscription et de ses frais de stand. Envoie ensuite le numéro du stand, le plan, les horaires et les informations de stationnement au plus tard quelques jours avant la brocante.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il préparer le lieu ?: Prévois au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les stands, les tables, les chaises, l’accueil et la signalétique. Ajoute du temps si les tentes ou le matériel de location doivent être récupérés le jour même.
Que faut-il prévoir pour l’accueil d’une brocante ?: Prépare une table d’accueil avec les invitations, le plan des stands, les numéros, les panneaux indicateurs et un terminal de paiement si nécessaire. Prévois aussi de la monnaie, une calculatrice et au moins un bénévole identifiable pendant toute la période d’arrivée.

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