Organiser un défilé de lanternes sans rien oublier

Un défilé de lanternes se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, puis sur les inscriptions et le matériel lumineux. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au rangement. Prévoyez un point de départ clairement indiqué, une arrivée identifiée et des bénévoles répartis sur l’itinéraire. Les vérifications de l’éclairage, de la météo et des autorisations évitent les problèmes de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
2 personnes
Définir l’itinéraire
3 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Confirmer le lieu final
Réserver les fournisseurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
Commander des lanternes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Vérifier les lanternes
3 personnes
Monter les mâts de lampions
4 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place la table de départ
3 personnes
Aménager le site d’arrivée
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Distribuer des lanternes
4 personnes
Distribuer les lanternes
2 personnes
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les participants
4 personnes
Allumer les lanternes
4 personnes
Lancer le défilé
3 personnes
Accompagner l’avant-garde
3 personnes
Encadrer la fin de course
3 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Accueillir les participants égarés
2 personnes
Dissoudre le cortège
3 personnes
Servir le dernier verre
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Ranger les lampions
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Couverturesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Lampions en papierqté 180
Bâtons de lampionqté 180
Porte-pilesqté 180
Guirlandes décorativesqté 8
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 10

Équipement

Mégaphoneqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 16
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de fouleqté 8
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Signalisation

Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Craieqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Organisation

Caisse ou coffre à argent
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 200
Caisses de rangementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire : faites confirmer le départ et l’arrivée, puis demandez l’autorisation nécessaire avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi une carte simple à distribuer aux participants.
Répartissez les bénévoles par mission au moins quelques jours avant le défilé : accueil, orientation, circulation et accompagnement du groupe. Les talkies-walkies sont utiles lorsque le parcours s’étend sur plusieurs rues.
Testez chaque lanterne et chaque guirlande avant le jour J, puis chargez les batteries et préparez des piles de rechange. Les rallonges et multiprises doivent être vérifiées avant l’installation, surtout si l’éclairage est alimenté sur place.
Ne commandez pas les lanternes uniquement selon le nombre d’inscrits : gardez quelques unités de réserve pour les personnes arrivées sans matériel ou les lanternes défectueuses. Vérifiez aussi les bâtons, porte-piles et éléments d’éclairage associés.
Contrôlez la météo la veille et le jour même, puis rappelez aux participants l’heure, le lieu de départ et les consignes. Installez les panneaux de direction, les cônes et le balisage avant l’arrivée du public, pas au moment du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver les fournisseurs, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation pour le parcours ?: Faites la demande au moins 4 semaines avant le défilé, ou selon le délai imposé par votre commune. L’itinéraire et les mesures de circulation doivent être suffisamment précis pour être examinés.
Combien de lanternes faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez 1 lanterne par participant inscrit, plus une réserve d’environ 5 à 10 %. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les lanternes perdues et les problèmes d’éclairage.
Quand tester l’éclairage et préparer le matériel ?: Testez les lanternes, les guirlandes et les batteries 2 à 3 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification le jour même, avant l’arrivée du public, et gardez des piles de rechange à portée de main.

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