Concert du Nouvel An : la checklist pour tout préparer

Un concert du Nouvel An demande une préparation coordonnée : la salle, les musiciens, le repas et la technique doivent être prêts au même moment. Cette checklist rassemble les 73 tâches et les 77 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les invitations, les besoins alimentaires et la logistique du jour J. Les derniers contrôles portent sur la scène, les instruments, les boissons et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les musiciens
2 personnes
Réserver le matériel technique
Organiser les prestations de traiteur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Établir la liste définitive des invités
Imprimer le programme et le déroulé
Préparer les partitions
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les vêtements et le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les instruments de musique
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première partie du concert
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
5 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle
3 personnes
Annoncer le moment du Nouvel An
Servir le toast
4 personnes
Accompagner le concert de clôture
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Informer les fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises de concertqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Verres à champagneqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Filtres de lumièreqté 8

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 100
Guirlandes doréesqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Panneau d’accueil

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 6
Bouteilles isothermesqté 6
Assiettes de buffetqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40
Cartes des allergènesqté 40
Plateaux de serviceqté 18
Carafesqté 12
Sous-mains de barqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 20

Organisation

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Sets de stylosqté 6
Presse-papiersqté 6
Brochures du programmeqté 150
Numéros de vestiaireqté 150
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Jeux de ciseauxqté 4
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Passages de câblesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 8

Conseils

Bloque la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les musiciens, le traiteur et le matériel technique.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fixe une date limite 10 à 14 jours avant le concert. Prépare ensuite la liste définitive des invités et les informations de parking.
Prévois un vrai créneau pour la technique : compte généralement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer la sonorisation, les microphones, les câbles, les boîtiers DI et les éclairages.
Le jour même, récupère les clés au moins 3 heures avant le début. Aère la salle, libère l’espace de la scène, installe les chaises et les tables, puis garde du temps pour les balances.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare les en-cas avant l’ouverture des portes. Vérifie aussi les partitions, les tenues et le matériel des musiciens avant leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Nouvel An ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les musiciens, envoyer les invitations et régler la technique sans dépendre des dernières disponibilités.
Quand envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le concert, avec une date limite de réponse fixée environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser les places, le repas et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle et la scène ?: Comptez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les chaises, les tables, la scène, les instruments et l’éclairage. Ajoutez 1 heure si une balance complète avec les musiciens est nécessaire.
Quand refroidir les boissons pour le concert du Nouvel An ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 à 6 heures avant le début, selon la quantité et la capacité de réfrigération. Vérifiez les réserves avant l’ouverture des portes, plutôt qu’au moment de servir.

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