Comment organiser une course virtuelle sans rien laisser au hasard

Une course virtuelle se prépare comme un événement sportif, même si les participants courent chacun de leur côté. Commencez par fixer la date, la distance et le parcours d’inscription, puis enchaînez avec les paiements, les consignes et l’envoi des kits. La réussite dépend surtout de la logistique invisible : coordonnées exactes, dossards numériques, médailles, connexion vidéo et formulaire de résultats. Prévoyez plusieurs vérifications avant le jour J pour éviter les problèmes au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et la distance
2
Créer le formulaire d’inscription en ligne
3
Configurer les informations de paiement
4
Rédiger les conditions de participation
5
Publier le texte de confidentialité
6
Publier la page d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le message promotionnel
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les instructions de départ
12
Envoyer un rappel aux participants
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Créer les dossards numériques
15
Vérifier la commande de médailles
16
Préparer les kits par participant
3 personnes
17
Vérifier les coordonnées
2 personnes
18
Envoyer les kits participants
2 personnes
19
Configurer le lien du livestream
20
Préparer la musique et la vidéo du compte à rebours
21
Effectuer un test technique
2 personnes
22
Tester le formulaire de résultats
2 personnes
23
Exporter la liste de départ

Événement

24
Installer le poste de travail et la caméra
2 personnes
25
Revérifier la technique
2 personnes
26
Mettre les instructions pour les participants à disposition
27
Ouvrir l’accueil en ligne
2 personnes
28
Enregistrer les participants numériquement
3 personnes
29
Donner les consignes de départ
30
Animer le départ virtuel
2 personnes
31
Répondre aux questions des participants
2 personnes
32
Publier des messages intermédiaires
33
Enregistrer les horaires d’arrivée
3 personnes
34
Modérer le livestream
2 personnes
35
Rassembler les photos des finishers
2 personnes
36
Clore l'arrivée virtuelle

Suivi

37
Vérifier les résultats
2 personnes
38
Publier les résultats
39
Envoyer un message de remerciement
40
Relancer les horaires manquants
2 personnes
41
Gérer les envois de médailles
2 personnes
42
Archiver les photos
43
Stocker les données en toute sécurité
44
Démonter le poste de travail
2 personnes
45
Nettoyer le matériel
46
Rassembler les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 2
Smartphonesqté 3
Trépied pour smartphoneqté 2
Microphones USBqté 2
Casques audioqté 3
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes de bureauqté 2

Bureau

Imprimante
Papier d’impressionqté 2
Set de stylos
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Blocs-notesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Médailles de finisherqté 120
Ruban de sportqté 4

Emballage

Cartons d'expéditionqté 120
Enveloppes à bullesqté 120
Étiquettes d'expéditionqté 130
Papier cadeauqté 4
Ruban cadeauqté 3

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 5

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 30
Guirlande de fanionsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la course. Le formulaire doit recueillir les coordonnées de livraison, les besoins alimentaires éventuels et les informations nécessaires au paiement dès la première inscription.
Envoyez les instructions de départ 5 à 7 jours avant l’épreuve, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez clairement l’heure, la distance, le fonctionnement du livestream et la manière de transmettre le résultat.
Préparez les kits par participant après avoir vérifié les adresses une deuxième fois. Comptez au moins 3 jours ouvrés pour l’expédition, davantage si les cartons contiennent une médaille ou un dossard personnalisé.
Testez le livestream, la caméra, le microphone USB et le formulaire de résultats au moins 7 jours avant la course. Refaites une vérification technique complète le jour précédent, avec les batteries externes et les rallonges disponibles.
Attribuez les numéros de départ et créez les dossards numériques avant l’envoi des dernières consignes. Exportez ensuite la liste de départ afin de disposer d’un fichier de référence pendant l’animation et le suivi des résultats.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course virtuelle ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de publier les inscriptions, traiter les paiements, commander les médailles, préparer les kits et tester la diffusion en direct.
Quand envoyer les kits aux participants ?: Expédiez-les au moins 3 jours ouvrés avant la course, ou plus tôt pour les participants éloignés. Vérifiez les coordonnées juste avant l’impression des étiquettes afin de limiter les colis retournés.
Quand envoyer les consignes de départ ?: Envoyez un premier message 5 à 7 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Le second message doit reprendre le lien du livestream, l’horaire et le formulaire de résultats.
Combien de fois faut-il tester la technique d’une course virtuelle ?: Faites un test complet au moins 7 jours avant, puis une seconde vérification la veille. Contrôlez la caméra, le microphone, le son, le lien du livestream, la connexion et le formulaire de résultats.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.