Checklist pour organiser un atelier de danse
Un atelier de danse demande plus qu’une salle et un professeur. Il faut structurer les inscriptions, préparer le programme, vérifier les paiements et anticiper les besoins alimentaires. Le jour J, la salle doit être aérée, dégagée et équipée avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’accueil, avec les oublis fréquents comme la musique hors ligne, les rallonges et les étiquettes nominatives.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver un professeur de danse
Définir le programme des ateliers
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Vérifier les paiements
Sélectionner la musique
2 personnes
Stocker la musique hors ligne
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les participants
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter l'atelier
Animer une initiation à la danse
2 personnes
Encadrer les pauses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le moment de danse libre
2 personnes
Distribuer les cartes d’au revoir et de feedback
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 40
- Table d’accueil
- Portant à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Tasses à théqté 40
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 4
Équipement
- Micro sans fil
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Ordinateur portable
- Chargeur de téléphoneqté 2
- Clé USB de secours pour la musique
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Guirlandes lumineuses LEDqté 3
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 40
- Serviettesqté 40
- Carafes d’eauqté 6
- Cônesqté 12
Décoration
- Panneau d’accueil
- Flèches directionnellesqté 6
- Nappesqté 6
- Étiquettes nominativesqté 50
Bureau
- Formulaires d’inscriptionqté 50
- Stylosqté 20
- Cartes de feedbackqté 50
- Ruban adhésifqté 2
- Bloc-notesqté 10
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Carafesqté 4
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et le professeur avant d’ouvrir les inscriptions : le programme des ateliers dépend de leurs disponibilités et de la durée réellement prévue.
- Prépare le formulaire d’inscription avec les informations utiles, notamment les besoins alimentaires. Vérifie ensuite les inscriptions, les paiements et la liste finale au moins 48 heures avant l’atelier.
- Télécharge la musique sur l’ordinateur et garde une clé USB de secours. Teste l’enceinte Bluetooth, le micro, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du lieu.
- Prévoyez au moins 45 minutes sur place avant l’arrivée du groupe pour aérer, dégager la piste, installer les tables et les chaises, puis tester le son.
- Installe la table d’accueil avec les formulaires, les stylos, les étiquettes nominatives et le panneau de bienvenue. Mets les boissons au frais et prépare le café et le thé avant de commencer l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de danse ?
- Prévois environ 45 à 60 minutes le jour même pour aérer la salle, libérer la piste, installer le mobilier et tester la musique. Ajoute 15 minutes pour les derniers contrôles avant l’arrivée des participants.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de danse ?
- Envoie-les dès que le lieu, le professeur et le programme sont confirmés, idéalement 2 à 3 semaines avant l’atelier. Fixe une date limite d’inscription au moins 48 heures avant l’événement.
- Que faut-il prévoir pour la musique d’un atelier de danse ?
- Prépare la sélection musicale à l’avance et stocke-la hors ligne sur l’ordinateur. Garde aussi une clé USB de secours et teste l’enceinte ainsi que le micro au moins 30 minutes avant le début.
- Combien de boissons prévoir pour un atelier de danse ?
- Prévois au minimum une carafe d’eau par groupe de 6 à 8 personnes, puis ajuste selon la durée et l’intensité des ateliers. Mets l’eau au frais avant l’accueil et prépare le café et le thé séparément.
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