Organiser une course à pied sans rien oublier

Une course à pied se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, les autorisations et les inscriptions, puis les bénévoles, le matériel et l’accueil des participants. Les problèmes arrivent souvent quand le parcours est modifié trop tard, que les dossards ne sont pas prêts ou que le chronométrage n’a pas été testé. Ce plan vous aide à répartir les 81 tâches et à vérifier les 63 éléments nécessaires avant le départ. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, les impressions et les essais sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier les informations du match
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
2 personnes
7
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
8
Imprimer les dossards
2 personnes
9
Envoyer les e-mails aux participants
10
Vérifier définitivement l’itinéraire
3 personnes
11
Imprimer la carte d'itinéraire
12
Préparer les documents de permis
13
Répartir les postes de circulation
2 personnes
14
Imprimer les consignes des bénévoles
15
Préparer les coordonnées médicales
16
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
17
Tester le système de sonorisation
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Composer les kits de démarrage
4 personnes
21
Trier les prix et les médailles
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Dégager le lieu
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Balisage du sas de départ
3 personnes
29
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
30
Installer des barrières de circulation
4 personnes
31
Installer les bornes kilométriques
3 personnes
32
Aménager le point d’eau
4 personnes
33
Mettre en place la zone d’arrivée
4 personnes
34
Installer les tables d'inscription
3 personnes
35
Préparer les kits de départ
3 personnes
36
Préparer les médailles
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Installer le système de sonorisation
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

43
Ouvrir le comptoir d'accueil
4 personnes
44
Distribuer les dossards
4 personnes
45
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
46
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
47
Donner le coup de départ
2 personnes
48
Surveiller la zone de départ
4 personnes
49
Tenir les postes de circulation
10 personnes
50
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
52
Distribuer de l'eau
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Accueillir les finishers
4 personnes
55
Remettre les médailles
3 personnes
56
Distribuer les fruits
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Servir le café et le thé
2 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
3 personnes
61
Informer le public
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
64
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

65
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
66
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
67
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
68
Démonter les tentes
4 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Emballer les restes
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Publier les résultats
78
Envoyer un message de remerciement aux participants
79
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
80
Trier les frais et les reçus
81
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 350
Gobelets d'eauqté 1500
Cagettes de boissonsqté 20
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 20
Barrières de circulationqté 30
Arche de départ et d’arrivée
Bornes kilométriquesqté 10
Chronomètresqté 6
Mètre ruban
Coupes de prixqté 6
Pistolet de départ

Signalétique

Flèches de directionqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux de stationnementqté 8
Porte-affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Tasses à caféqté 100
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Compresses froidesqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller l’itinéraire et les autorisations, puis publiez les informations d’inscription. Imprimez la carte définitive seulement après la dernière vérification du parcours, afin d’éviter des indications contradictoires.
Traitez les inscriptions en plusieurs passages : besoins alimentaires, liste des participants, numéros de départ et e-mails. Préparez les dossards au moins 2 jours avant la course et gardez une courte liste de corrections pour l’accueil.
Attribuez les postes de circulation avec des consignes écrites et des moyens de communication. Prévoyez un téléphone ou un talkie-walkie par poste clé, puis vérifiez les coordonnées médicales avant l’arrivée des bénévoles.
Testez le chronométrage, la sonorisation et l’impression avant le jour J, avec les câbles, batteries externes et appareils réellement utilisés. Un essai de 30 minutes permet de repérer un manque de batterie ou un problème de connexion à temps.
Regardez les prévisions météo 48 heures avant, puis adaptez l’installation des tentes, tables, glacières et zones d’accueil. Remplissez les glacières et composez les kits de départ après le dernier comptage des participants, pour éviter les quantités incomplètes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une course avec inscriptions, bénévoles, signalisation et autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests du matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course à pied ?: Ouvrez-les dès que le parcours, l’horaire, les modalités d’accueil et les informations pratiques sont stabilisés, idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant la course pour préparer les dossards et les kits.
Quand préparer les dossards et les numéros de départ ?: Attribuez les numéros après le traitement final des inscriptions, généralement 2 à 3 jours avant la course. Imprimez ensuite les dossards et conservez une petite réserve pour les corrections ou inscriptions exceptionnelles.
Quand tester le chronométrage d’une course à pied ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un second sur place la veille ou le matin même. Vérifiez les chronomètres, l’ordinateur, l’imprimante et toutes les batteries pendant au moins 30 minutes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.