Organiser une course cycliste, étape par étape

Une course cycliste se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis la sécurité, les inscriptions et la logistique. Commence par reconnaître le circuit et à repérer les points dangereux avant de réserver le départ, le parking et les sanitaires. Les bénévoles, les secours et les agents de circulation doivent être confirmés suffisamment tôt. Enfin, verrouille les groupes de départ, la signalétique et le briefing avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Reconnaître le parcours
2 personnes
3
Élaborer le parcours de la course
2 personnes
4
Demander les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver le lieu de départ
7
Réserver le parking
8
Prévoir des agents de circulation
9
Assurer la présence des secours
10
Établir le règlement du concours
2 personnes
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Ouvrir le formulaire d’inscription
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Commander les dossards
18
Commander les médailles
19
Réserver le catering
20
Réserver les sanitaires
21
Distribuer le plan de circulation
2 personnes
22
Publier la carte du parcours
23
Confirmer les participants
2 personnes
24
Répartir les bénévoles
2 personnes
25
Préparer le briefing des bénévoles
26
Trier les dossards
2 personnes
27
Préparer les flèches de direction
2 personnes
28
Préparer la table des prix
2 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Faire les courses
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Décharger les flèches de signalisation
2 personnes
33
Balisage de la zone de départ
4 personnes
34
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
35
Balisage du parcours
6 personnes
36
Aménager les postes de circulation
6 personnes
37
Installer les tables d’inscription
3 personnes
38
Monter le point de restauration
3 personnes
39
Aménager le parking à vélos
3 personnes
40
Raccorder la sonorisation
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Briefer les participants
2 personnes
47
Informer le public
2 personnes
48
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
49
Lancer la compétition
3 personnes
50
Tenir les postes de circulation
8 personnes
51
Enregistrer les passages de tour
3 personnes
52
Maintenir la liaison radio
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
55
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
56
Prendre en charge les incidents médicaux
2 personnes
57
Enregistrer le passage à l’arrivée
4 personnes
58
Accompagner les finishers
3 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Remettre les prix
3 personnes
61
Remercier les participants

Suivi

62
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
63
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
64
Démonter la zone de départ
4 personnes
65
Démonter la zone d'arrivée
4 personnes
66
Remettre le mobilier en place
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Envoyer les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Râteliers à vélosqté 20
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 10
Éclairage à batterieqté 6
Porte-médaillesqté 3

Signalétique

Flèches de directionqté 80
Arches de départ
Arche d'arrivée
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Panneaux d'avertissementqté 20
Ruban de signalisationqté 10
Attaches-câblesqté 300

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2
Circuits imprimésqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante d'étiquettes
Chronomètresqté 6
Horloges de chronométrageqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Casquesqté 6
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 3
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Ruban de départ
Drapeaux de matchqté 12
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Pelles à poussièreqté 3
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fais reconnaître le parcours plusieurs semaines avant la course et note chaque carrefour, zone étroite et point de ravitaillement. Publie ensuite une carte lisible avec les distances et les secteurs à surveiller.
Ne réserve pas seulement le lieu de départ : prévois aussi le parking, les sanitaires, les barrières et les cônes. Vérifie au moins 4 semaines avant l’épreuve que le plan de circulation est compatible avec les autorisations obtenues.
Pour la sécurité, attribue un responsable à chaque zone et confirme les agents de circulation ainsi que les secours avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour J, équipe les responsables de talkies-walkies et garde un mégaphone pour les annonces au départ.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les participants par groupes de départ et commander les dossards et les médailles dans les délais. Envoie une confirmation finale avec l’heure de convocation, le parking et les règles de la course au moins 7 jours avant.
Prépare le briefing des bénévoles la veille ou le matin même, avec les horaires, les postes et la procédure en cas de crevaison. Regroupe les pompes, vélos de réserve, chambres à air, démonte-pneus et kits d’outils dans un point clairement signalé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une course avec parcours sur route. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver les prestataires et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course cycliste ?: Déposez les demandes dès que le parcours est défini, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les délais varient selon les routes concernées et les autorités, alors n’attendez pas d’avoir terminé les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de circulation ou zone sensible, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et la logistique. Pour un parcours comportant 10 carrefours à sécuriser, comptez déjà 10 personnes dédiées à la circulation.
Quand confirmer les participants à une course cycliste ?: Envoyez la confirmation finale 5 à 7 jours avant la course, après la clôture des inscriptions. Indiquez le groupe de départ, l’horaire, le lieu de stationnement, le règlement et les éventuels besoins alimentaires signalés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.