Organiser une course cycliste : la checklist complète

Une course cycliste demande bien plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser les carrefours, organiser les départs, prévoir les secours et coordonner les bénévoles. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la reconnaissance du circuit jusqu’au briefing final. Elle couvre aussi les inscriptions, le stationnement, les sanitaires, le ravitaillement et le matériel nécessaire le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Reconnaître le parcours
2 personnes
Élaborer le parcours de la course
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ
Réserver le parking
Prévoir des agents de circulation
Assurer la présence des secours
Établir le règlement du concours
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Commander les dossards
Commander les médailles
Réserver le catering
Réserver les sanitaires
Distribuer le plan de circulation
2 personnes
Publier la carte du parcours
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Décharger les flèches de signalisation
2 personnes
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Aménager les postes de circulation
6 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Aménager le parking à vélos
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Briefer les participants
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Enregistrer les passages de tour
3 personnes
Maintenir la liaison radio
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
Prendre en charge les incidents médicaux
2 personnes
Enregistrer le passage à l’arrivée
4 personnes
Accompagner les finishers
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Remercier les participants

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
Démonter la zone de départ
4 personnes
Démonter la zone d'arrivée
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Râteliers à vélosqté 20
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 10
Éclairage à batterieqté 6
Porte-médaillesqté 3

Signalétique

Flèches de directionqté 80
Arches de départ
Arche d'arrivée
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Panneaux d'avertissementqté 20
Ruban de signalisationqté 10
Attaches-câblesqté 300

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2
Circuits imprimésqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante d'étiquettes
Chronomètresqté 6
Horloges de chronométrageqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Casquesqté 6
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 3
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Ruban de départ
Drapeaux de matchqté 12
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Pelles à poussièreqté 3
Balaisqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par reconnaître le parcours et déposer les demandes d’autorisation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour les validations administratives et la coordination avec les services concernés.
Fixez les horaires de départ par groupes et envoyez les confirmations assez tôt. Indiquez clairement le lieu, le stationnement, le plan de circulation et l’heure à laquelle les participants doivent arriver.
Ne limitez pas la sécurité aux barrières installées au départ et à l’arrivée. Répartissez les agents de circulation, les panneaux d’avertissement, les cônes et les talkies-walkies selon les points à risque du parcours.
Réservez séparément le catering et les sanitaires, puis recueillez les besoins alimentaires pendant les inscriptions. Une estimation faite à la dernière minute complique les quantités et la distribution le jour de la course.
Organisez un briefing des bénévoles avant l’ouverture du site et attribuez un responsable à chaque zone. Vérifiez notamment les dossards, les chronomètres, les vélos de réserve, les pompes et les kits de réparation avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour construire le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et réserver les prestataires. Un parcours sur route ouverte peut nécessiter davantage de délai selon les administrations et le nombre de carrefours à sécuriser.
Quand ouvrir les inscriptions d’une course cycliste ?: Ouvrez généralement les inscriptions 4 à 6 semaines avant la course, une fois le parcours, les horaires et les conditions de participation confirmés. Fermez-les quelques jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Le nombre dépend du parcours, mais comptez au moins un bénévole par point de circulation à surveiller, plus une équipe pour le départ, l’arrivée, l’accueil et l’assistance. Préparez la répartition définitive 3 à 5 jours avant la course et transmettez à chacun son horaire et sa zone.
Que faut-il prévoir pour les réparations pendant une course cycliste ?: Prévoyez au minimum des pompes, des kits d’outils, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange et quelques vélos de réserve. Contrôlez ce matériel la veille et placez-le avec les bénévoles ou les équipes d’assistance avant le premier départ.

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