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Checklist pour organiser un concert classique

Un concert classique demande une préparation précise, surtout autour des artistes, du piano, de l’acoustique et de l’accueil du public. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 64 fournitures du plan, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises et des pupitres. Elle t’aide aussi à ne pas oublier les droits musicaux, les livrets de programme, les besoins alimentaires et les tests techniques. Utilise-la en remontant les échéances plutôt qu’en attendant la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Confirmer les artistes

  • Réserver le lieu

  • Réserver le piano

  • Vérifier les droits musicaux

  • Rédiger les textes du programme

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Mettre en page le programme

  • Imprimer les livrets de programme

  • Envoyer les informations sur les artistes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Établir le plan de salle

  • Répartir les bénévoles

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les pupitres

    2 personnes

  • Installer le piano

    3 personnes

  • Délimiter l’espace de scène

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Préparer les brochures du programme

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Préparer les partitions

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    3 personnes

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs à leur place

    3 personnes

  • Annoncer le concert

  • Accompagner la première partie du concert

    2 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet de pause

    2 personnes

  • Encadrer la deuxième partie du concert

    2 personnes

  • Annoncer le moment des applaudissements

  • Accompagner les artistes jusqu’à l’accueil

    2 personnes

  • Assurer le moment convivial après l'événement

    3 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les instruments en toute sécurité

    3 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Remettre les chaises en place

    4 personnes

  • Ranger les pupitres à musique

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Retourner le piano

    3 personnes

  • Ranger les stocks restants

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaises de concertqté 120
  • Tables d’accueilqté 2
  • Tables de buffetqté 4
  • Tables des artistesqté 2
  • Chaises des vestiairesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Porte-manteauxqté 4

Équipement

  • Pupitres de musiqueqté 12
  • Pupitre de chef d’orchestre
  • Piano
  • Microphonesqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Câbles audioqté 8
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Ruban gafferqté 4
  • Piles de rechangeqté 12

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Lampadairesqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

  • Verres à eauqté 130
  • Verres à vinqté 130
  • Tasses à caféqté 130
  • Plateauxqté 130
  • Assiettes à pâtisserieqté 130
  • Cuillères à caféqté 130
  • Cuillères de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Thermosqté 8
  • Carafes d'eauqté 8
  • Plateauxqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Présentoirs à gâteauxqté 4
  • Papier aluminiumqté 2

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 6
  • Pupitres de programmeqté 4
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux d’orientationqté 8
  • Badges nominatifsqté 20
  • Tabouret de piano

Catering

  • Brochures du programmeqté 130
  • Listes de billetsqté 4
  • Stylosqté 12
  • Pochette pour caisse
  • Boîte à monnaie
  • Braceletsqté 130

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2
  • Chariot de nettoyage
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Gants en caoutchoucqté 6

Courses

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date, le programme, les artistes et la salle au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Le piano, les pupitres et le matériel sonore doivent être confirmés dès cette étape, car leur disponibilité conditionne l’installation.
  • Demande les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant l’événement. Transmets ensuite au traiteur un nombre précis de personnes, en séparant le public, les artistes et les bénévoles.
  • Prépare les textes du programme et les informations sur les artistes au moins 3 semaines à l’avance. Garde 5 jours pour les corrections, la mise en page et l’impression des livrets.
  • Teste les microphones, haut-parleurs, câbles, rallonges, multiprises et projecteurs 3 à 5 jours avant. Prévois des piles de rechange, du ruban gaffer et au moins un câble de secours pour éviter une recherche de dernière minute.
  • Établis le plan de salle et répartis les bénévoles 7 jours avant l’ouverture. Le jour du concert, ouvre le lieu assez tôt pour installer les chaises, le comptoir d’accueil, les pupitres et le piano avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert classique ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs artistes, une salle et un piano à réserver. Deux semaines supplémentaires sont utiles si le programme, le catering ou la technique sont complexes.
Quand réserver le piano pour un concert classique ?
Réserve le piano dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie aussi son accès à la salle, l’horaire d’installation et les besoins d’accordage.
Quand envoyer les invitations pour un concert classique ?
Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la date, puis traite les inscriptions jusqu’à 10 ou 14 jours avant. Cette marge permet d’ajuster les chaises, la liste des visiteurs et le catering.
Quand tester la sonorisation et l’éclairage ?
Fais un premier test 3 à 5 jours avant, puis prévois une vérification sur place le jour même. Contrôle notamment les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et les projecteurs.

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