Checklist pour organiser un atelier de pleine conscience
Un atelier de pleine conscience demande une préparation précise, surtout pour le rythme des exercices et le confort du groupe. Commencez par confirmer la date, le lieu et le nombre maximal de participants, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations alimentaires, le matériel de méditation et les détails pratiques doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’accueil, la marche silencieuse et la pause thé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Élaborer le programme et les exercices
Définir la limite de participants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Faire les réservations
Inventorier les fournitures
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les espaces de méditation
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Tester la technique et la musique
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Animer un exercice de respiration
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
Organiser la pause thé
2 personnes
Animer le scan corporel
Animer le repas en pleine conscience
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer une méditation guidée
Animer un exercice de réflexion
Animer les questions et la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 35
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Portants à vêtementsqté 2
Méditation
- Tapis de méditationqté 35
- Coussins de méditationqté 35
- Couverturesqté 35
- Coussins pour les yeuxqté 35
- Blocs de yogaqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Verres à théqté 40
- Assiettesqté 40
- Bolsqté 35
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Équipement
- Enceinte portable
- Ordinateur portable
- Adaptateur HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Décoration
- Nappesqté 6
- Badges nominatifsqté 35
- Stylosqté 40
- Carnetsqté 35
Catering
- Carafes d’eauqté 5
- Glacièresqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez la limite de participants avant de créer le formulaire d’inscription : le nombre de tapis, coussins, couvertures et places assises doit correspondre à cette capacité.
- Envoyez le programme et les informations pratiques au moins 3 jours avant l’atelier. Précisez l’heure d’arrivée, la tenue confortable, les besoins alimentaires et les consignes du lieu.
- Réservez un temps séparé pour préparer la salle : aérez-la, installez les espaces de méditation et testez l’enceinte, l’ordinateur, l’adaptateur HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe.
- Préparez la table d’accueil avec les badges nominatifs, les stylos et les carnets avant l’ouverture des portes. Gardez la liste des inscrits à portée de main pour traiter rapidement les arrivées.
- Pour la pause thé, sortez les bouilloires, les thermos, les verres à thé, les gobelets et les plateaux de service avant le premier exercice. Prévoyez aussi un espace distinct pour le café, les fruits et les amuse-bouches afin de ne pas interrompre la séance.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de pleine conscience ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer le lieu, préparer les exercices, ouvrir les inscriptions et faire les réservations. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les participants, les besoins alimentaires et les informations pratiques.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de pleine conscience ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue si vous devez remplir un groupe. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’atelier pour avoir le temps de vérifier le matériel et d’adapter les exercices.
- Quel matériel prévoir pour un atelier de pleine conscience ?
- Prévoyez une place assise et un équipement de méditation par participant : tapis, coussin et, si nécessaire, couverture ou coussin pour les yeux. Ajoutez le mobilier d’accueil, les carnets, les stylos, le matériel de thé et l’équipement audio au moins la veille.
- Comment préparer la salle le jour de l’atelier ?
- Aérez la salle et installez les tables, les chaises et les espaces de méditation avant l’arrivée des participants, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Testez ensuite la musique et la technique, puis préparez l’accueil, le café et le thé.
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