Checklist pour organiser un concert

Organiser un concert demande de coordonner les artistes, la salle, la technique, la sécurité et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez plusieurs semaines à l’avance par les réservations, les autorisations et l’assurance. Ensuite, rassemblez les besoins techniques, préparez le programme et ouvrez les inscriptions. La dernière semaine sert surtout aux vérifications sur place, aux achats, aux impressions et à la répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier le permis
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier l’assurance
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Créer le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Commander le catering
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Commander des bracelets
Envoyer les informations sur les artistes
Créer le plan technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Effectuer une visite du site
2 personnes
Tester les prises de courant
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Fixer les câbles
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Présenter les boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Diffuser la musique de pause
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Pieds de moniteurqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câble audio multivoies
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Répartiteur électriqueqté 2
Pieds de microqté 4
Supports de guitareqté 4
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Braceletsqté 150
Courses

Conseils

Réservez la salle, les artistes et le matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Gardez une confirmation écrite pour chaque réservation et vérifiez les horaires d’installation et de démontage.
Demandez la fiche technique de chaque artiste avant de finaliser le plan technique. Contrôlez notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles, prises et rallonges nécessaires.
Faites une visite du site au moins 7 jours avant le concert. Testez les prises de courant, repérez les sorties de secours et vérifiez que la scène, l’escalier et l’éclairage peuvent être installés sans bloquer les circulations.
Ne laissez pas les inscriptions et les besoins alimentaires à la dernière minute. Fixez une date limite, puis commandez le catering selon le nombre confirmé et les régimes recensés.
Imprimez le déroulé, la liste des contacts et le programme avant le jour J. Prévoyez une répartition écrite des bénévoles par créneau, car les changements de dernière minute sont fréquents à l’accueil et en coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, la salle et la sonorisation, vérifier les autorisations et souscrire l’assurance. Gardez les 7 derniers jours pour les contrôles et la coordination, pas pour les réservations principales.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concert ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une clôture au moins 5 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et ajuster le catering.
Quand vérifier la sécurité de la salle de concert ?: Effectuez la visite de sécurité au moins 7 jours avant, puis refaites un contrôle le jour du montage. Vérifiez les sorties de secours, le plan de sécurité, les circulations et l’absence de câbles dans les passages.
Quand préparer le plan technique d’un concert ?: Préparez une première version 3 à 4 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins des artistes. Finalisez-la 7 jours avant afin de confirmer les branchements, les retours, l’éclairage et le matériel manquant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.