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Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Konzert steht und fällt mit abgestimmter Technik, einem klaren Ablauf und einem sicheren Veranstaltungsort. Kläre zuerst Künstler, Location, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. In den letzten Wochen kommen Auftrittsplan, technische Anforderungen, Helfer und Einlassmaterialien hinzu. Plane außerdem einen Ortstermin ein: Stromanschlüsse, Notausgänge, Bühne und Kabelwege lassen sich auf dem Papier leicht übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Künstler festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung prüfen

  • Soundanlage reservieren

  • Versicherung prüfen

  • Auftrittsplan erstellen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Catering bestellen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Armbänder bestellen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Technischen Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kasse vorbereiten

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufhängen

    3 Personen

  • Kabel befestigen

    2 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Backstage einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke ausstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

    2 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Pausenmusik abspielen

  • Hauptauftritt begleiten

    4 Personen

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Leihgeräte zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Rechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 6
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 5
  • MikrofonständerAnz. 5
  • DI-BoxenAnz. 3
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • MonitorständerAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • Audiomultikabel
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • StromverteilerAnz. 2
  • NotenständerAnz. 4
  • GitarrenständerAnz. 4
  • Kasse
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • FunkgeräteAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • WeingläserAnz. 30
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 20

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschilderAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenpapierhalterAnz. 4

Catering

  • ArmbänderAnz. 150
  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Soundanlage, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Monitorspeaker erst, wenn die technischen Anforderungen aller Künstler gesammelt sind. So fehlen am Veranstaltungstag weder DI-Boxen noch passende Kabel.
  • Führe spätestens eine Woche vor dem Konzert einen Ortstermin durch. Teste dabei Stromanschlüsse, lege Kabelwege fest und prüfe, ob Bühnenelemente, Bühnentreppe und Lichtstative sicher stehen können.
  • Drucke Drehbuch und Kontaktliste mindestens einmal auf Papier aus. Bei einem Technik- oder Stromproblem hast du damit auch ohne funktionierendes WLAN die wichtigsten Abläufe und Telefonnummern zur Hand.
  • Schließe Anmeldungen früh genug, um Ernährungswünsche zu erfassen und das Catering nicht nach Bauchgefühl zu bestellen. Teile Freiwillige anschließend festen Aufgaben wie Einlass, Garderobe und Betreuung zu.
  • Bestelle Armbänder, wiederverwendbare Becher und Beleuchtung nicht erst am Aufbautag. Zähle vorhandene Stehtische, Stühle, Garderobenständer und Batterielaternen vor dem Einkauf und gleiche die Einkaufsliste damit ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlern, Location, Genehmigungen und Versicherung. Technik, Sicherheitsplan und Auftrittsplan sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Technik für ein Konzert buchen?
Reserviere Soundanlage und Licht idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Die genaue Ausstattung wie Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Kabel buchst du erst, wenn die technischen Anforderungen aller Künstler vorliegen.
Was muss man bei einer Konzert-Location prüfen?
Prüfe mindestens 2 Wochen vorher Notausgänge, Stromanschlüsse, Fluchtwege, Bühnenfläche und Kabelwege. Ein Ortstermin mit Technikverantwortlichen verhindert, dass am Aufbau- oder Veranstaltungstag Anschlüsse oder Platz fehlen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Konzert?
Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für Garderobe und 1 für die Künstlerbetreuung ein; bei mehr als 100 Gästen zusätzlich 1 bis 2 Personen für Sicherheit und Ablauf. Teile die Aufgaben spätestens 3 Tage vorher mit Namen und Einsatzzeiten ein.

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