Concert organiseren: checklist en planning

Een concert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium regelen. Je moet techniek, stroom, veiligheid, publieksregistratie, catering en vrijwilligers in dezelfde planning krijgen. Begin zodra de datum vaststaat met artiesten, locatie, vergunning en verzekering; werk daarna toe naar een technisch plan en een compleet draaiboek. Controleer in de laatste week vooral wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen, polsbandjes, kabels, nooduitgangen en de contactlijst voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunning controleren
Geluidsset reserveren
Verzekering controleren
Optredenschema opstellen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Beveiligingsplan maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Catering bestellen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Polsbandjes bestellen
Artiesteninformatie versturen
Technische plattegrond maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Stroompunten testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa voorbereiden
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie ophangen
3 personen
Kabels vastzetten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken uitstallen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Entreepost inrichten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur afschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Facturen verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 3
Monitorluidsprekersaantal 2
Monitorstatievenaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Audiomultikabel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stroomverdeleraantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 4
Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 14
Naambadgesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Leg artiesten en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunning nodig is. Plan dit idealiter minimaal 8 tot 12 weken voor het concert, omdat geluidsvoorzieningen, verzekering en veiligheidsmaatregelen hiervan afhangen.
Verzamel technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag per artiest om inputlijst, microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen; verwerk alles daarna in één technische plattegrond.
Test stroompunten tijdens het locatiebezoek, niet pas op de concertdag. Controleer of de stroomverdeler, kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen veilig en lang genoeg zijn voor podium, geluid en verlichting.
Open aanmeldingen zodra programma en capaciteit vaststaan en verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Bestel catering op basis van het definitieve aantal en houd een kleine marge aan voor medewerkers en artiesten.
Maak het draaiboek en de contactlijst uiterlijk 2 dagen voor het concert definitief en druk ze af. Zet daarin onder meer het optredenschema, vrijwilligersindeling, beveiligingsplan, nooduitgangen en contactpersonen voor techniek en locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Voor een groter concert met meerdere artiesten, vergunningen en uitgebreide techniek is 4 tot 6 maanden voorbereiding realistischer.
Wanneer moet ik de geluidsset voor een concert regelen?: Reserveer de geluidsset zodra de locatie en artiesten vaststaan, meestal minimaal 6 weken vooraf. Leg de technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert vast, zodat luidsprekers, subwoofers, mengtafel, monitoren en kabels kunnen worden afgestemd.
Hoeveel drankjes moet ik per concertbezoeker rekenen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Pas dit aan op de concertduur, temperatuur en de vraag of bezoekers ook eten krijgen.
Wanneer moet ik het draaiboek voor een concert afdrukken?: Maak het draaiboek en de contactlijst uiterlijk 2 dagen voor aanvang definitief en druk beide af. Bewaar daarnaast één digitale versie bij de hoofdorganisator, zodat wijzigingen op de dag zelf snel kunnen worden gedeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.