Checklist para organizar un concierto sin olvidar lo esencial

Organizar un concierto exige coordinar artistas, espacio, sonido, seguridad y público en un orden claro. Esta checklist reúne el trabajo necesario desde la confirmación de los artistas hasta la compra y el montaje del material. Te ayuda a detectar a tiempo los permisos, las necesidades técnicas y la información que suele faltar el día del evento. También incluye la gestión de inscripciones, voluntarios, catering y documentación para que el equipo pueda trabajar con el mismo plan.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar a los artistas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar el permiso
Reservar el equipo de sonido
Comprobar el seguro
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Elaborar el plan de seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Pedir el catering
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Pedir pulseras
Enviar la información de los artistas
Elaborar el plano técnico
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Realizar una visita al lugar
2 personas
Probar puntos de corriente
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la caja registradora
Preparar los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar la instalación de luces
3 personas
Asegurar los cables
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Preparar los instrumentos
2 personas
Montar backstage
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Exponer las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Montar el puesto de entrada
2 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Poner música de pausa
Coordinar la actuación principal
4 personas
Servir la última ronda
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Recopilar facturas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesas altascant. 6
Mesascant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 3
Altavoces de monitorcant. 2
Soportes para monitorescant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Multicable de audio
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Distribuidor de corrientecant. 2
Atrilescant. 4
Soportes para guitarracant. 4
Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 6
Linternascant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 30
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 8
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Mantelescant. 14
Credencialescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Pulserascant. 150
Compras

Consejos

Cierra primero la parte que puede bloquear todo lo demás: confirma a los artistas, reserva el lugar y comprueba el permiso antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito horarios, contactos y condiciones técnicas.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con antelación y conviértelas en un plano único. Comprueba que incluye mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores, soportes y todos los cables necesarios.
Haz una visita al lugar antes del montaje para probar los puntos de corriente y revisar las salidas de emergencia. Cuenta también con alargadores, regletas, enrollacables y un distribuidor de corriente adecuados para el equipo.
Publica el programa cuando las actuaciones estén confirmadas y envía a los artistas la información actualizada. Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos para que el equipo pueda consultarlos aunque falle la conexión.
No dejes el catering y las preferencias dietéticas para la última semana: recoge la información al gestionar las inscripciones y confirma el pedido con tiempo. Calcula también vasos reutilizables, mesas, sillas y percheros según el flujo previsto de público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los artistas y comprobar permisos y seguro. Reserva más margen si necesitas contratar sonido, escenario o iluminación.
¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas de los artistas?: Pídelas entre 4 y 6 semanas antes del concierto y fija una fecha límite para recibirlas. Revisa el plano técnico al menos 10 días antes del montaje para detectar cables, monitores o soportes que falten.
¿Cuándo se debe publicar el programa de actuaciones?: Publícalo cuando todos los horarios estén confirmados, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Envía la versión final a artistas, voluntarios y responsables técnicos para evitar cambios contradictorios.
¿Qué hay que revisar el día antes del concierto?: Comprueba la lista de la compra, el material técnico, las pulseras, el catering y la documentación impresa. Deja preparados el plan de trabajo, la lista de contactos y las indicaciones de seguridad como mínimo 24 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.