Checklist pour organiser un concert hommage

Un concert hommage demande une coordination précise entre les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au rangement du matériel. Les contrats, autorisations, fiche technique et transports doivent être verrouillés avant d’ouvrir la billetterie. Prévoyez aussi les bénévoles, la sécurité, le catering et les informations pratiques pour éviter les oublis le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Finaliser les contrats des artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Faire une réservation de matériel sonore
Faire la réservation du matériel d'éclairage
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Créer le programme et le timing
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Prévoir le matériel de premiers secours
Publier les informations de stationnement
Confirmer le transport des artistes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des contacts
Trier les bracelets
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Vérifier le podium
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Tester le show lumière
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Encadrer le pré-programme
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Vérifier les flux de public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Vider la scène
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Enregistrer les objets trouvés
Restituer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 160
Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Table d’accueilqté 2
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Rallonges à enrouleurqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Affiches promotionnellesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Giletsqté 12

Autre

Numéros de vestiaireqté 200
Braceletsqté 200
Scanners de billetsqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis finalisez les contrats des artistes avant de réserver le son et l’éclairage. Demandez la fiche technique de chaque formation au moins 6 semaines avant le concert.
Ouvrez la billetterie uniquement quand le programme, les horaires et les informations d’accès sont stabilisés. Publiez les indications de stationnement au moins 10 jours avant l’événement.
Prévoyez un déroulé imprimé pour chaque responsable et une liste de contacts à jour pour la régie, les artistes, la sécurité et les bénévoles. Gardez aussi une version numérique accessible hors ligne.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et confirmez le catering au moins 7 jours avant le concert. Comptez séparément les artistes, l’équipe technique, les bénévoles et les invités.
Contrôlez la chaîne audio complète avant l’ouverture des portes : console, microphones, boîtiers DI, retours, câbles, multiprises et passe-câbles. Réservez au moins 2 heures pour l’installation et les essais techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert hommage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, vérifier les autorisations et l’assurance, réserver le matériel, ouvrir la billetterie et organiser la sécurité.
Quand faut-il réserver le matériel de son et d’éclairage ?: Réservez-le 6 à 8 semaines avant le concert, dès que la fiche technique des artistes est disponible. Vérifiez ensuite les besoins en haut-parleurs, subwoofers, microphones, retours, projecteurs LED et rallonges.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert hommage ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant l’événement, après validation du lieu, du programme et des horaires. Gardez ensuite une liste actualisée des inscriptions pour l’accueil et les bracelets.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert hommage ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 spectateurs, en plus d’une personne référente pour la coordination. Ajoutez des personnes distinctes pour l’accueil, les bracelets, l’orientation, le catering et le rangement.

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