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Organiser un concert de guitare : la checklist complète

Un concert de guitare se prépare dans un ordre précis : date, programme, artistes, salle et budget d’abord, puis billetterie, communication et technique. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 100 éléments à prévoir, du premier repérage à l’installation des microphones. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les informations techniques des artistes et la réception des livraisons. Utilise-la pour suivre l’avancement sans oublier l’accueil du public ni le confort des musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Engager les artistes

    2 personnes

  • Confirmer le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Fixer le budget

    2 personnes

  • Recenser les besoins techniques

    2 personnes

  • Réserver le prestataire son

  • Mettre en place la vente de billets

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Confirmer les informations des artistes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    2 personnes

  • Vérifier le plancher de la scène

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Installer les microphones

    2 personnes

  • Brancher les instruments

    2 personnes

  • Monter l’éclairage

    2 personnes

  • Installer les places assises

    3 personnes

  • Installer le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Aménager le bar

    2 personnes

  • Afficher le programme

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Aménager la loge des artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    4 personnes

  • Déguster et contrôler le service traiteur

    2 personnes

  • Tester la caisse et l’entrée

    2 personnes

  • Vérifier l’espace public

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Vérifier les billets

    2 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner le premier set du concert

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet de pause

    2 personnes

  • Informer le public

  • Encadrer le deuxième set du concert

    3 personnes

  • S’occuper des artistes

  • Mettre en place le service du soir

    3 personnes

  • Servir le buffet du soir

    3 personnes

  • Encadrer le troisième set du concert

    3 personnes

  • Gérer les questions du public

  • Encadrer la finale

    3 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

  • Assurer la remise au vestiaire

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Démonter la sono

    3 personnes

  • Démonter l’éclairage

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Compter le stock

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Faire le check-out des artistes

  • Rassembler les factures

  • Effectuer les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 6
  • Escalier de podium
  • Chaises de concertqté 110
  • Tables de bièreqté 8
  • Tabourets de barqté 6
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d’accueil
  • Portantsqté 3
  • Banc des artistesqté 2
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 80
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 100
  • Petites cuillères à caféqté 80
  • Louchesqté 12

Équipement

  • Table de mixage
  • Haut-parleurs PAqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Moniteurs de scèneqté 3
  • Microphones de guitareqté 4
  • Microphones vocauxqté 2
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Amplis de guitareqté 3
  • Câbles de guitareqté 8
  • Câbles XLRqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 10
  • Passages de câblesqté 8
  • Supports de guitareqté 6
  • Pupitres de musiqueqté 4
  • Boîtiers de voteqté 3
  • Cordes de guitare de rechangeqté 6
  • Piles de rechangeqté 24
  • Ordinateur portable
  • Casque

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Lampes de chantierqté 4
  • Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

  • Affiches de concertqté 12
  • Tentures de scèneqté 3
  • Chemins de tableqté 8
  • Cartes de menuqté 20
  • Badges nominatifsqté 20
  • Panneaux de directionqté 10

Catering

  • Courses

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
  • Plateaux de serviceqté 16
  • Plats de service avec couvercleqté 8
  • Ciseauxqté 4
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Tire-bouchonsqté 4
  • Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Nettoyant multi-usagesqté 4
  • Nettoyant pour vitresqté 2
  • Spray désinfectantqté 4
  • Chiffons microfibresqté 24
  • Essuie-toutqté 12
  • Brosses de toilettesqté 4
  • Déboucheurs de toilettesqté 2

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 4
  • Extincteursqté 2
  • Marquages de câbles
  • Ruban de balisageqté 2

Autre

  • Rouleaux de ticketsqté 4
  • Numéros de vestiaireqté 300
  • Stylosqté 20
  • Marqueursqté 8
  • Ruban adhésifqté 8
  • Ruban gafferqté 8
  • Agrafeusesqté 2
  • Agrafesqté 4
  • Tiroir-caisse
  • Terminal de paiement
  • Caisse d'espèces
  • Flyers du programmeqté 150
  • Braceletsqté 150
  • Cintresqté 150
  • Caisses de rangementqté 12
  • Chariots de transportqté 2
  • Porte-parapluiesqté 2
  • Pass artistesqté 20

Conseils

  • Bloque la date et le programme avant de lancer la billetterie : prévois ensuite au moins 2 à 3 semaines pour les invitations, la promotion et le traitement des inscriptions.
  • Demande la fiche technique de chaque artiste dès la confirmation. Vérifie notamment les amplis, microphones, boîtiers DI, retours de scène et câbles nécessaires avant de réserver la sonorisation.
  • Confirme les autorisations et les horaires d’accès au lieu au plus tard 2 semaines avant le concert. Le jour J, ouvre la salle assez tôt pour recevoir les livraisons et contrôler le plancher de scène.
  • Prévois les quantités de boissons et de vaisselle à partir du nombre d’inscrits, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de commander le catering.
  • Imprime le déroulé et le plan de répartition des bénévoles la veille. Garde une personne responsable de l’accueil, une du catering et une du suivi technique pendant l’installation des haut-parleurs et des microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de guitare ?
Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour un concert avec artistes engagés, billetterie, communication et prestataire son. Ce délai laisse aussi le temps de confirmer la salle, les autorisations et les besoins techniques.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de guitare ?
Réserve le prestataire son au moins 4 semaines avant la date, après avoir recensé les besoins des artistes. Confirme ensuite le matériel et les horaires d’installation 7 jours avant le concert.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert ?
Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajuste la commande selon la durée du concert, le catering prévu et la possibilité de renouveler les stocks.
Quand vérifier les autorisations et la météo ?
Vérifie les autorisations dès que la salle et la date sont confirmées, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Consulte les prévisions météo à 7 jours, puis de nouveau la veille si une partie de l’accueil ou des livraisons se fait à l’extérieur.

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