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Checklist pour organiser un concert de harpe

Un concert de harpe demande une coordination précise entre l’artiste, le lieu, les invités et l’équipe technique. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’installation de la salle. Elle vous aide notamment à anticiper le transport de la harpe, la protection du sol, les microphones et l’accueil du public. Utilisez-la pour répartir les 64 tâches et vérifier les 44 éléments nécessaires avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Enregistrer les réservations

  • Coordonner le programme avec l’artiste

    2 personnes

  • Recenser les besoins techniques

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

  • Communiquer les chiffres définitifs

  • Faire imprimer les programmes

  • Acheter le catering

    2 personnes

  • Confirmer le transport de la harpe

  • Tester l'équipement

    2 personnes

  • Vérifier les courses

    2 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Inspecter la salle

    2 personnes

  • Faire livrer la harpe en toute sécurité

    3 personnes

  • Protéger le sol de la scène

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    2 personnes

  • Dresser les tables

    2 personnes

  • Installer la harpe et la chaise

    3 personnes

  • Installer les microphones

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Sécuriser les câbles

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Vérifier l’espace public

    2 personnes

Événement

  • Accueillir l'artiste

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs à leur place

    3 personnes

  • Ouvrir le concert

  • Encadrer le public pendant la pause

    3 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Débarrasser la table de pause

    2 personnes

  • Annoncer la deuxième partie du concert

  • Gérer la technique pendant le concert

  • Animer les questions du public après l’événement

    2 personnes

  • Accompagner l’artiste jusqu’au départ

    2 personnes

Suivi

  • Emballer la harpe en toute sécurité

    3 personnes

  • Vider l’espace visiteurs

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter l’équipement sonore

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le sol et les tables

    3 personnes

  • Remettre les chaises et les tables en place

    4 personnes

  • Contrôler l’équipement et le matériel

    2 personnes

  • Remettre les clés et le lieu

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

  • Traiter les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 85
  • Tablesqté 8
  • Nappesqté 8
  • Tabouret de musicien
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Cintresqté 85
  • Supports à partitionsqté 2
  • Pupitres de programmeqté 2
  • Table d'inscription
  • Caisse ou coffre à argent

Équipement

  • Microphonesqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Câbles audio
  • Rallonges électriquesqté 3
  • Multiprisesqté 4
  • Goulottes de câblesqté 3

Éclairage

  • Lampes LEDqté 4
  • Lampes de pupitreqté 2

Décoration

  • Panneau d’accueil
  • Panneaux directionnelsqté 6
  • Compositions floralesqté 4

Vaisselle

  • Verres à eauqté 100
  • Tasses à caféqté 85
  • Assiettes à pâtisserieqté 85
  • Couvertsqté 85
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pinces de serviceqté 6

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Carafes d'eauqté 8
  • Glacièresqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Aspirateur
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

  • Trousse de premiers secours

Autre

  • Programmesqté 90
  • Étiquettes nominativesqté 40
  • Stylos à billeqté 10
  • Marqueursqté 4
  • Presse-papiersqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez le transport de la harpe plusieurs jours à l’avance et confirmez les conditions d’accès du lieu : largeur des portes, ascenseur éventuel et trajet jusqu’à la scène.
  • Validez le programme avec l’artiste avant d’imprimer les supports. Gardez une marge d’au moins 30 minutes pour les changements de dernière minute et les informations pratiques.
  • Faites un essai technique complet le jour du concert, avec microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles et rallonges. Vérifiez aussi que les câbles ne gênent ni les chaises ni le passage du public.
  • Protégez le sol avant de livrer et d’installer la harpe, puis prévoyez assez d’espace pour le tabouret, le pupitre et les déplacements de l’artiste. Une vérification de la salle avant l’installation évite les mauvaises surprises.
  • Arrêtez les chiffres définitifs des visiteurs avant d’acheter la restauration et de dresser les tables. Préparez séparément l’accueil, les boissons chaudes, les verres et le matériel d’inscription pour ne pas bloquer l’entrée.

Questions fréquentes

Quand confirmer la date et le lieu d’un concert de harpe ?
Confirmez-les dès le début de l’organisation, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Cela laisse le temps d’ouvrir les inscriptions, de coordonner le programme et de réserver le transport de la harpe.
Quand envoyer les invitations pour un concert de harpe ?
Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription afin de communiquer les chiffres définitifs à l’artiste et au traiteur.
Combien de temps prévoir pour installer une harpe et le matériel technique ?
Prévoyez au moins 2 heures sur place pour protéger le sol, installer la harpe, les chaises, les microphones et les haut-parleurs. Ajoutez 30 minutes pour le test sonore et les ajustements avec l’artiste.
Quand imprimer les programmes du concert de harpe ?
Imprimez-les après validation définitive du programme, du nom de l’artiste et des horaires, généralement 5 à 7 jours avant le concert. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les visiteurs de dernière minute.

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