Checklist pour organiser un concert de clôture

Un concert de clôture demande une coordination précise entre les groupes, la salle, la technique et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 78 tâches et 69 fournitures, de l’envoi des invitations au démontage. Commencez par confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance et les participants, puis verrouillez le programme et les besoins techniques. Le jour J, gardez du temps pour tester les microphones, les enceintes, les retours de scène et l’éclairage avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les groupes participants
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les partitions
2 personnes
Briefer les présentateurs
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation des instruments
Réserver la sonorisation
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Aménager les tables d’entrée
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Accrocher le rideau de scène
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer les instruments
5 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Contrôler les extincteurs
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Ouvrir le vestiaire des artistes
Décharger les instruments
4 personnes
Animer les balances
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les différentes parties du concert
Accompagner les artistes
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les tables de catering
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la pause
Vérifier la salle de pause
2 personnes
Accompagner le public en toute sécurité
3 personnes
Annoncer le dernier numéro
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Emballer les instruments
5 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la scène
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels
3 personnes
Rendre les clés
Ranger les stocks restants
2 personnes
Déposer l'argent liquide
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 12
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Thermosqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Moniteurs de scèneqté 2
Pupitres de musiqueqté 40
Clavier
Tabouret de piano
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtiers DIqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Filtres de lumièreqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Panneaux de menuqté 4
Porte-serviettesqté 8
Mugs isothermesqté 120
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants de protection en latexqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Autre

Tentes de réceptionqté 2
Chevaletsqté 6
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Conseils

Finalisez le programme et confirmez chaque groupe au moins 2 semaines avant le concert. Rassemblez aussi les fichiers musicaux, vérifiez les partitions et transmettez aux présentateurs l’ordre définitif des interventions.
Ne laissez pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine : vérifiez-les dès que la réservation de la salle est confirmée. Cela laisse le temps de corriger un document manquant ou une restriction technique.
Prévoyez un contrôle technique avant l’ouverture des portes. Testez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les moniteurs de scène, les rallonges et les multiprises avec les instruments réellement utilisés.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’établir la liste de courses. Le jour du concert, mettez les boissons au frais assez tôt et installez séparément l’espace traiteur, la caisse et le point de paiement.
Installez les chaises, les tables, le plancher de scène, le rideau et la décoration avant les derniers essais musicaux. Gardez une zone dégagée pour les pupitres, les pieds de microphone, les projecteurs et les déplacements des artistes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de clôture ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, la réservation de la salle, les groupes et les autorisations doivent être lancés en premier.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée du public ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour vérifier la sonorisation, les microphones, les retours, les instruments, l’éclairage et le plan de scène. Contrôlez aussi les tables d’entrée, la caisse et le paiement.
Combien de temps avant le concert faut-il confirmer les groupes ?: Confirmez les groupes au minimum 2 semaines avant le concert, puis envoyez-leur le programme final. Demandez à ce moment-là les fichiers musicaux, les besoins en instruments et les éventuelles contraintes alimentaires.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Faites les courses après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 2 à 3 jours avant. Mettez les boissons au frais le jour même et préparez les en-cas avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.