Checklist pour organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie demande de coordonner les autorisations, les exposants, la circulation et l’installation des stands. Commence par fixer la date et le programme, puis avance par étapes jusqu’aux achats et au contrôle du matériel. Les besoins en électricité, les panneaux de signalisation et la répartition des bénévoles sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les principaux points à traiter pour arriver au jour J avec un plan clair.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Demander une autorisation
Soumettre le plan de circulation
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des exposants
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Commander des panneaux de signalisation
Concevoir la promotion
Diffuser la promotion
3 personnes
Confirmer les exposants
Recenser les besoins en énergie
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le plan
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Retirer de la monnaie
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Dégager le parcours
3 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager le stand de catering
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Vérifier les derniers stands
2 personnes

Événement

Tenir le point d'information
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Assurer le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Surveiller les passages
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
Annoncer le dernier tour de vente
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Ranger les stocks de restauration en toute sécurité
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 30
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Talkies-walkiesqté 6
Machine à compter les billets

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Sécurité routière

Barrières de fouleqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Passe-câblesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Bacs à vaisselleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12

Administration

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 500

Conseils

Dépose la demande d’autorisation et le plan de circulation plusieurs semaines avant la braderie : leur validation peut conditionner les barrières, les panneaux et l’accès aux stands.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir le nombre d’exposants, leurs besoins alimentaires et leur consommation électrique. Confirme ensuite chaque participant avec son emplacement et ses horaires.
Prépare le plan des stands avec les tables, tentes, chaises et portants, puis imprime-le en plusieurs exemplaires. Prévois aussi un panneau d’accueil, le programme et des panneaux indicateurs visibles depuis les accès.
Répartis les bénévoles avant le jour J par créneaux et missions : accueil, installation, circulation, caisse et rangement. Garde au moins une personne joignable par talkie-walkie pour les changements de dernière minute.
Vérifie la météo la veille, puis contrôle le matériel avant le montage : rallonges, multiprises, éclairage, sonorisation, glacières et piles. Retire aussi suffisamment de monnaie avant l’ouverture si des paiements sont prévus.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs et le recrutement des exposants doivent être lancés en premier.
Combien de bénévoles faut-il pour une braderie ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et 2 à 4 personnes pour l’installation et le rangement, selon le nombre de stands. Ajoute une personne de coordination disponible pendant toute la durée de l’événement.
Quand confirmer les exposants d’une braderie ?: Confirme les exposants 7 à 10 jours avant la braderie, une fois les inscriptions et les besoins techniques traités. Envoie avec la confirmation le plan du stand, les horaires d’arrivée et les consignes de circulation.
Que prévoir pour l’électricité sur une braderie ?: Recense les besoins de chaque exposant au moins 2 semaines avant l’événement. Prévois des rallonges, des multiprises et des rallonges à enrouleur adaptées, puis teste le matériel avant l’installation.

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