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Flohmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Flohmarkt braucht mehr Vorlauf als nur einen Termin und ein paar Tische. Kläre zuerst Genehmigungen, Verkehrsplan und Versicherung, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Werbung, Helfer und die Ausstattung für Marktstände, Strom, Beschilderung und Verpflegung. Diese Checkliste bringt die 73 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag weder Wechselgeld noch Wegweiser fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Verkehrsplan einreichen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Aussteller werben

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Verkehrsschilder bestellen

  • Werbung gestalten

  • Werbung verbreiten

    3 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Strombedarf ermitteln

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Bargeld-Wechselgeld holen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Route freimachen

    3 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    4 Personen

  • Aussteller zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Letzte Stände kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Catering servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kühlboxen auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Über die Durchgänge wachen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Licht und Strom kontrollieren

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Besucherabstrom begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Cateringvorrat sicher verstauen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Verkehrsabsperrungen entfernen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 30
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Geldzählmaschine

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6

Verkehrssicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrsschilderAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • KabelmattenAnz. 8

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 80
  • ZuckerschälchenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischsetsAnz. 3
  • BesenAnz. 4
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 4
  • ReinigungsspraysAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Verwaltung

  • KassenAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenbonrollenAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 500

Tipps

  • Beantrage Genehmigung und reiche den Verkehrsplan früh ein: Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Flohmarkt ein, weil Rückfragen den Ablauf verzögern können.
  • Bestätige jeden Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher und verschicke dabei Standplatz, Aufbauzeit, Lageplan und Teilnehmerinformationen. So vermeidest du kurzfristige Absagen und Nachfragen am Veranstaltungsmorgen.
  • Erstelle den Standplan erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Markiere Marktstände, Kleiderständer, Stromanschlüsse, Absperrgitter und Fluchtwege und drucke mindestens 2 Exemplare für die Helfer aus.
  • Prüfe den Strombedarf spätestens 3 Tage vorher: Verlängerungskabel und Kabeltrommeln reichen nur, wenn Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Beleuchtung sinnvoll auf die Anschlüsse verteilt sind.
  • Hole das Wechselgeld am Vortag und packe Materialien in beschriftete Aufbewahrungsboxen. Lege außerdem Batterien, Funkgeräte, Mikrofon, Wegweiser und Infotafeln getrennt bereit, damit beim Aufbau niemand suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Flohmarkt anmelden?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigung, Verkehrsplan und Versicherungsprüfung. Je nach Gemeinde können Nachforderungen entstehen, deshalb sollte der Antrag nicht erst kurz vor der Werbung gestellt werden.
Wann sollte ich die Flohmarkt-Aussteller bestätigen?
Schicke die verbindliche Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Termin. Darin sollten Standplatz, Aufbauzeit, Zufahrt, Lageplan und wichtige Teilnehmerinformationen enthalten sein.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für einen Flohmarkt?
Plane als Startbestand mindestens 10 bis 20 Euro Wechselgeld pro Stand ein, wenn du die Einnahmen zentral abwickelst. Den genauen Betrag solltest du anhand der erwarteten Standzahl und der Teilnahmegebühr am Vortag aufteilen.
Wann soll ich den Standplan für den Flohmarkt erstellen?
Erstelle einen vorläufigen Plan etwa 2 Wochen vorher und passe ihn nach Ablauf der Anmeldefrist an. Drucke die endgültige Version spätestens am Vortag für Helfer, Infotafel und Standbetreiber aus.

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