Checklist para organizar una feria paso a paso

Organizar una feria requiere coordinar permisos, participantes, puestos, proveedores y logística en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y el programa; después tramita el permiso, prepara el plano y confirma las necesidades de cada expositor. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar inscripciones, voluntarios, compras, señalización y equipos. Esta checklist reúne el plan completo para que no llegues al montaje sin electricidad, cambio en efectivo o información para los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Solicitar permiso
Presentar el plan de tráfico
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Buscar expositores
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Pedir señales de tráfico
Diseñar la promoción
Difundir la promoción
3 personas
Fijar los soportes de los puestos
Inventariar las necesidades de electricidad
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plano
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Conseguir cambio en efectivo
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Despejar la ruta
3 personas
Colocar barreras de tráfico
4 personas
Marcar los puestos
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Comprobar los últimos stands
2 personas

Evento

Atender el punto de información
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer las neveras portátiles
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vigilar los accesos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
Anunciar la última ronda de ventas
Guiar la salida de visitantes
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Guardar de forma segura el material de catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 30
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Mantelescant. 24
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Walkie-talkiescant. 6
Máquina contadora de dinero

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles informativoscant. 6

Seguridad vial

Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de tráficocant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 20
Alfombrillas para cablescant. 8

Catering

Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillascant. 80
Azucareroscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Sprays de limpiezacant. 4
Cubetas para lavarcant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Administración

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Rollos de reciboscant. 12
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100
Pulserascant. 500

Consejos

Tramita el permiso y presenta el plan de tráfico con varias semanas de margen: la señalización y las vallas de control deben estar confirmadas antes del montaje.
Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano definitivo. Pide a cada expositor sus necesidades de electricidad y reserva espacio para mesas, sillas y circulación.
Envía a los participantes el plano, los horarios y las instrucciones de llegada al menos 7 días antes. Incluye dónde descargar, montar y recoger sus materiales.
Asigna los turnos de voluntariado por escrito y entrega un medio de comunicación común, como walkie-talkies. Prevé al menos una persona para incidencias durante todo el horario de apertura.
Comprueba el pronóstico y los materiales el día anterior. Cuenta las bebidas calientes, revisa cables, regletas, baterías y altavoces, y consigue el cambio en efectivo antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras semanas para fijar la fecha, solicitar permisos, contratar proveedores y buscar expositores; deja los últimos 7 días para confirmar el plano, voluntarios, compras y materiales.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía una primera confirmación al cerrar su inscripción y la información definitiva al menos 7 días antes. El mensaje debe incluir horarios, plano de puestos, acceso, necesidades eléctricas y normas de montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 20-30 participantes o puestos, más una persona responsable de coordinación. Para una feria de 40 puestos, prepara al menos 3 personas por turno y confirma los turnos 7 días antes.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y el material?: Recoge las necesidades eléctricas al gestionar las inscripciones y haz el inventario definitivo entre 7 y 3 días antes. El día anterior prueba cables alargadores, regletas, enrollacables, iluminación, máquinas de café y equipos de sonido.

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