Organiser une braderie sans rien laisser au dernier moment

Une braderie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les autorisations, puis les exposants, la circulation et le matériel. Commencez par vérifier les contraintes de la commune et de l’assurance avant d’annoncer l’événement. Les inscriptions, les besoins électriques et le plan des stands doivent être finalisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer, acheter et répartir les rôles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Soumettre le plan de circulation
4
Vérifier l’assurance
5
Contacter les fournisseurs
2 personnes
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des exposants
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Commander des panneaux de signalisation
14
Concevoir la promotion
15
Diffuser la promotion
3 personnes
16
Confirmer les exposants
17
Recenser les besoins en énergie
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Imprimer le plan
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Retirer de la monnaie
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Dégager le parcours
3 personnes
29
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
30
Délimiter les emplacements
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Aménager le point d’information
2 personnes
37
Aménager le stand de catering
3 personnes
38
Remplir les glacières
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Accueillir les exposants
4 personnes
43
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
44
Vérifier les derniers stands
2 personnes

Événement

45
Tenir le point d'information
2 personnes
46
Informer les visiteurs
2 personnes
47
Assurer le service traiteur
4 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Surveiller les passages
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
58
Annoncer le dernier tour de vente
59
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Faire démonter les stands
4 personnes
61
Ranger les stocks de restauration en toute sécurité
3 personnes
62
Démonter le mobilier
5 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Clôturer la caisse
2 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 30
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 8
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Talkies-walkiesqté 6
Machine à compter les billets

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Sécurité routière

Barrières de fouleqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Passe-câblesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Bacs à vaisselleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12

Administration

Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 500

Conseils

Lancez les démarches administratives dès que la date est choisie. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour l’autorisation et le plan de circulation, surtout si des rues doivent être sécurisées.
Fixez une date limite d’inscription des exposants environ 3 semaines avant la braderie. Demandez à chacun la taille de son emplacement, ses besoins alimentaires et ses besoins en énergie avant de dessiner le plan des stands.
Réservez les tentes, stands, tables pliantes et chaises dès que le nombre d’exposants est connu. Ajoutez une marge pour les tables d’accueil, les boissons, les caisses de rangement et les zones de passage.
Préparez la signalétique avant le jour J : panneau d’accueil, programme, panneaux indicateurs et informations pratiques. Imprimez le plan au moins 3 jours à l’avance et gardez quelques exemplaires de rechange.
Ne planifiez pas les bénévoles uniquement pour l’installation. Prévoyez des relais pour l’accueil, la circulation, le rangement et les imprévus, puis contrôlez la météo, les rallonges, les multiprises, les piles et la monnaie la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, recruter les exposants, organiser la circulation et réserver le matériel sans urgence.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une braderie ?: Faites la demande dès que la date et le programme sont fixés, au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez aussi les exigences concernant l’assurance et le plan de circulation.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant la braderie. Il vous restera ainsi le temps de traiter les demandes, confirmer les exposants et préparer le plan des stands.
Que faut-il vérifier la veille d’une braderie ?: La veille, contrôlez la météo, les réservations, les tentes, les tables, les branchements électriques, la signalétique, les talkies-walkies et la monnaie. Vérifiez également que chaque bénévole connaît son horaire et son rôle.

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