La liste de courses pour une balade en voitures anciennes

Une balade en voitures anciennes demande plus qu’un itinéraire et quelques équipages. Il faut préparer l’accueil au départ, la pause café, la signalisation du parcours et les documents remis aux participants. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emporter, des tentes et tables jusqu’aux gilets réfléchissants, batteries externes et numéros de départ. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les bénévoles et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 80
Responsables du roadbookqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordonqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux d’associationqté 6
Banderole de départ
Panneau d’accueil
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Iced tea - 5 bouteilles
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Bière - 5 casiers
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Jus d’orange - 5 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Mini pains - 120 pièces
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage vieux - 1 kilogramme
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Salade mixte - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange apéritif - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Bitterballen - 240 pièces
- Snacks végétariens - 120 pièces
- Moutarde - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Sauce satay - 2 kilogrammes
- Petits pains du dîner - 80 pièces
- Plateaux-repas végétariens - 10 pièces
- Plateaux-repas de viande - 50 pièces
- Salade-repas mixte - 60 portions
- Sauce salade - 4 bouteilles
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Dessert - 60 portions
- Gobelets à café - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte de l’espace café : elle doit accueillir les livrets d’itinéraire, les stylos, les presse-papiers et les numéros de départ sans créer de file devant les boissons.
Pour la pause, comptez au minimum une tasse, un verre, une assiette et un couvert par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez aussi deux à trois boissons par personne pour la première heure.
Testez les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises avant le départ. Sur un parcours en plusieurs étapes, répartissez le matériel électrique et gardez les batteries externes chargées à 100 %.
Ne limitez pas la signalisation aux flèches : emportez aussi des cônes, du ruban adhésif, du cordon et des gilets réfléchissants. Préparez chaque lot par point de parcours pour éviter de chercher le matériel au dernier moment.
Imprimez les livrets d’itinéraire et les numéros de départ au moins 48 heures avant la balade. Gardez quelques exemplaires supplémentaires, des lampes de poche et plusieurs téléphones chargés pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et d’assiettes prévoir pour une balade en voitures anciennes ?: Prévoyez une unité par participant et par service, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente au moins 55 tasses, 55 verres, 55 assiettes et 55 couverts pour chaque service prévu.
Quand préparer le matériel du parcours ?: Regroupez les flèches, cônes, gilets, ruban adhésif et numéros de départ au plus tard la veille. Faites un contrôle complet 2 heures avant l’accueil afin de vérifier que chaque point de signalisation dispose de son lot.
Combien de livrets d’itinéraire faut-il imprimer ?: Imprimez un livret par équipage ou par voiture, selon votre organisation, puis ajoutez 10 % d’exemplaires de secours. Pour 40 voitures, prévoyez donc 44 livrets afin de couvrir les pertes et les inscriptions tardives.
Que faut-il prévoir pour l’électricité et les téléphones ?: Comptez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, notamment pour les machines à café et les bouilloires. Chargez les téléphones et batteries externes la veille, puis emportez au moins une batterie externe de secours par équipe de parcours.

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