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Checklist pour organiser une balade contée

Une balade contée demande plus qu’un itinéraire et quelques histoires. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les conteurs, suivre les inscriptions et préparer un accueil simple, même si la marche commence avant la tombée du jour. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du départ jusqu’au rangement du matériel. Elle tient aussi compte des oublis fréquents : accessibilité, météo, éclairage, besoins alimentaires et informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et le point de départ

    2 personnes

  • Sélectionner les histoires et les conteurs

    2 personnes

  • Vérifier l’accessibilité du parcours

    2 personnes

  • Effectuer la réservation du point de départ

  • Faire la réservation du lieu de fin

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

  • Informer les conteurs du programme

  • Créer la carte et le descriptif du parcours

    2 personnes

  • Créer les contacts d’urgence et la liste des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier le matériel et les stocks

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Parcourir l'itinéraire à l'avance

    2 personnes

  • Revoir les histoires et le timing

    4 personnes

  • Préparer un kit de démarrage par participant

    2 personnes

  • Trier les panneaux de parcours et les rubans

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Portionner les amuse-bouches

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Installer l’éclairage à l’accueil

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'orientation

    3 personnes

  • Mettre en valeur les points clés du récit

    3 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    2 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

  • Accompagner le groupe jusqu’au premier point de l’histoire

    2 personnes

  • Encadrer les récits aux étapes du parcours

    6 personnes

  • Encadrer les derniers et le groupe de tête

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vérifier l’éclairage le long de l’itinéraire sombre

    2 personnes

  • Encadrer l’arrivée et le retour

    3 personnes

  • Présenter le récit de clôture

    2 personnes

  • Servir les derniers verres

    2 personnes

Suivi

  • Retirer les panneaux d’itinéraire et les rubans

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Ranger le matériel de sonorisation et l'éclairage

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Évacuer les stocks restants et les déchets

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 70
  • Nappesqté 6

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 80
  • Gobelets à café réutilisablesqté 70
  • Assiettes réutilisablesqté 80
  • Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 2
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Glacièresqté 4

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Batteries externesqté 4

Éclairage

  • Lanternes LEDqté 12
  • Lampes frontalesqté 8
  • Piles de rechangeqté 24

Matériel de parcours

  • Panneaux d’orientationqté 20
  • Cônesqté 12
  • Ruban de balisageqté 4
  • Presse-papiersqté 4
  • Marqueurs indélébilesqté 8
  • Cartes d’itinéraire impriméesqté 80
  • Brochures du programmeqté 80

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 10
  • Lampes de pocheqté 6
  • Couvertures de survieqté 6
  • Ponchos de pluie jetablesqté 70

Décoration

  • Panneau d’accueil
  • Panneaux de direction pour l’accueilqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez l’itinéraire et ses deux lieux clés au moins 4 à 6 semaines avant la balade : point de départ, lieu de fin et éventuelles autorisations ou réservations. Parcourez ensuite le trajet en conditions réelles pour vérifier les passages étroits, les repères et le temps de marche.
  • Prévoyez un timing écrit pour chaque histoire, déplacement et pause. Pour une balade de 2 heures, gardez environ 15 minutes de marge afin d’absorber les retards, les arrêts et les changements de conteur.
  • Envoyez les informations pratiques au plus tard 5 jours avant : adresse précise du départ, durée, distance, niveau d’accessibilité, vêtements conseillés et heure limite d’arrivée. Demandez en même temps les besoins alimentaires et un numéro à joindre en cas d’urgence.
  • Préparez le balisage et l’éclairage avant l’accueil : panneaux, cônes, ruban, lampes frontales, lanternes LED et piles de rechange. Prévoyez au moins une trousse de premiers secours et une lampe de poche pour chaque équipe encadrant le parcours.
  • Le jour même, installez la table d’accueil avant l’arrivée du premier participant et regroupez cartes imprimées, brochures, liste des inscrits et contacts d’urgence. Refroidissez les boissons et préparez café, thé et amuse-bouches assez tôt pour ne pas quitter l’accueil pendant les départs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une balade contée ?
Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le départ et l’arrivée, choisir les conteurs, tester l’accessibilité du parcours et envoyer les invitations.
Combien de temps prévoir pour une balade contée ?
Comptez le temps de marche, la durée de chaque histoire et les pauses, puis ajoutez 15 à 20 minutes de marge. Une balade annoncée pour 2 heures doit donc disposer d’un créneau d’environ 2 h 15 à 2 h 20.
Que faut-il envoyer aux participants avant une balade contée ?
Envoyez les informations pratiques au moins 5 jours avant. Indiquez le point de départ, l’heure d’arrivée souhaitée, la durée, la distance, l’accessibilité, la météo prévue et un contact d’urgence.
Quel matériel prévoir pour une balade contée en soirée ?
Prévoyez une source d’éclairage pour chaque personne ou équipe qui encadre le parcours, plus des piles de rechange. Ajoutez des panneaux d’orientation, des cartes imprimées, une trousse de premiers secours et des ponchos si la météo est incertaine.

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