Checklist pour organiser un pèlerinage

Un pèlerinage demande une préparation différente d’une simple randonnée : il faut coordonner l’itinéraire, les temps de repos, les participants et le ravitaillement. Cette checklist vous guide de la première reconnaissance du parcours jusqu’à l’installation au point de départ. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme l’itinéraire de secours, les autorisations ou les informations alimentaires. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et vérifier les derniers détails avant le départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
Vérifier le parcours pour sa praticabilité
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Obtenir les autorisations pour les lieux
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Créer la carte du parcours et la liste des participants
2 personnes
Réserver des points de repos
Organiser le transport des bagages
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
Imprimer les informations d'itinéraire
2 personnes
Préparer les bracelets et les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les fruits et le pain
3 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Préparer les cartes de réflexion
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Charger les talkies-walkies
Apporter le matériel au départ
3 personnes
Installer les tables du point de repos
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Mettre en place la table de départ
2 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Installer les bougies et l’éclairage
3 personnes
Aménager un espace de silence et de prière
2 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des participants
3 personnes
Distribuer une boisson de bienvenue
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Vérifier les flèches de signalisation en cours de route
2 personnes
Accompagner le premier point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des fruits et du pain
3 personnes
Accompagner le deuxième point de repos
3 personnes
Compter les participants aux points de repos
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Accompagner l’arrivée au lieu final
3 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Distribuer les textes de méditation
2 personnes
Animer le moment des bougies
3 personnes
Animer la prière finale
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’éclairage
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Restituer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Bancs de pique-niqueqté 6
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 50
Piquets en boisqté 50
Attaches-câblesqté 150
Ruban de balisageqté 4
Cartes d’itinéraire impriméesqté 80
Chemises de parcours imperméablesqté 20
Ponchos jetablesqté 20

Inscription

Étiquettes nominativesqté 80
Braceletsqté 80
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 6
Formulaires d’inscriptionqté 80
Classeurs de rangementqté 8

Décoration

Croix
Croix de tableqté 4
Photophoresqté 80
Cartes de prièreqté 80
Cartes de réflexionqté 80
Compositions floralesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Couvertures de survieqté 10
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Brosses à vaisselleqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par valider l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée, puis prévoyez une solution de repli avant d’envoyer les invitations. Une reconnaissance du parcours permet de repérer les passages impraticables et de confirmer les points de repos.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Confirmez ensuite le nombre de participants avant d’acheter les boissons, les fruits, le pain et le matériel de repas.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le départ : horaires, carte du parcours, points de repos et consignes. Imprimez aussi des exemplaires de l’itinéraire, car la couverture téléphonique ou la batterie peuvent manquer sur une partie du trajet.
Préparez le balisage la veille : flèches, piquets, attaches et ruban de balisage doivent être regroupés par zone. Chargez les talkies-walkies et les batteries externes avant de transporter le matériel au départ.
Organisez séparément les bagages et le matériel des points de repos. Installez les tables, les boissons fraîches et les thermos avant l’arrivée du groupe, puis gardez le matériel de premiers secours facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pèlerinage ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de vérifier le parcours, d’obtenir les autorisations, de réserver les points de repos et de recueillir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez la confirmation définitive environ 7 jours avant le départ. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités de nourriture et de boissons, le transport des bagages et le nombre de bracelets ou badges nominatifs.
Que faut-il prévoir pour un point de repos de pèlerinage ?: Prévoyez des tables, des assises, de l’eau, des boissons fraîches, des fruits et du pain, ainsi que la vaisselle nécessaire. Installez le point de repos au moins 30 minutes avant l’arrivée attendue du groupe.
Comment sécuriser l’itinéraire d’un pèlerinage ?: Vérifiez la praticabilité du parcours, préparez un itinéraire alternatif et balisez les changements de direction avec des flèches visibles. Gardez aussi une carte imprimée, des moyens de communication chargés et une trousse de premiers secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.