Qué necesitas para organizar una ruta de coches clásicos

Una ruta de coches clásicos necesita más que una buena selección de vehículos y un recorrido atractivo. Esta lista reúne lo que debes comprar o llevar para la salida, la llegada, los descansos y la atención a los participantes. Prepara con tiempo los dorsales, las flechas de ruta, el material de inscripción y el equipo para el catering. También encontrarás elementos que suelen olvidarse, como baterías externas, chalecos reflectantes y papeleras.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4

Material para la ruta

Flechas de rutacant. 80
Contadores de rutacant. 60
Dorsalescant. 60
Conoscant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cordóncant. 2
Linternascant. 6

Decoración

Banderas de la asociacióncant. 6
Pancarta de salida
Cartel de bienvenida
Mantelescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 3
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 3 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Naranjada - 5 botellas
- Té helado - 5 botellas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Cerveza - 5 cajas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 5 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Zumo de naranja - 5 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Mini bocadillos - 120 unidades
- Barras de pan - 8 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 1 kilogramo
- Jamón cocido - 1 kilogram
- Pechuga de pollo loncheada - 1 kilogramo
- Hummus - 1 kilogramo
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Ensalada mixta - 2 kilogram
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Bitterballen - 240 unidades
- Aperitivos vegetarianos - 120 unidades
- Mostaza - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Salsa satay - 2 kilogram
- Panecillos para la cena - 80 unidades
- Platos vegetarianos - 10 unidades
- Bandejas de comida con carne - 50 unidades
- Ensalada mixta de comida - 60 porciones
- Aderezo - 4 botellas
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Postre - 60 raciones
- Tazas de café - 100 piezas
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Prepara un dorsal por coche inscrito y lleva entre 5 y 10 unidades adicionales para cambios de última hora o errores de impresión. Guarda también bolígrafos y portapapeles en la mesa de inscripción.
Calcula el material de mesa para el número máximo de participantes, no para la asistencia media: al menos 1 plato, 1 vaso, 1 taza y 1 juego de cubiertos por persona, más un 10 % de reserva.
Coloca las flechas de ruta y los conos en paquetes separados por punto de instalación. Lleva al menos 2 chalecos reflectantes por punto de control y cinta adhesiva de repuesto.
Para una jornada completa, prepara una batería externa por teléfono móvil de coordinación y comprueba los cables alargadores y las regletas el día anterior. Las tomas de corriente suelen quedar más lejos de lo previsto.
Haz la compra del catering entre 24 y 48 horas antes. Separa las bebidas en neveras portátiles y etiqueta las opciones dietéticas antes de cargar las mesas y bandejas de servir.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos dorsales necesito para una ruta de coches clásicos?: Calcula un dorsal por coche inscrito y añade entre 5 y 10 dorsales extra. Ese margen cubre inscripciones tardías, cambios de vehículo y errores durante la preparación.
¿Cuántos vasos, platos y cubiertos compro por persona?: Compra una unidad de cada elemento por participante y añade un 10 % de reserva. Si esperas 80 personas, prepara al menos 88 vasos, 88 platos y 88 juegos de cubiertos.
¿Cuándo debo preparar el material de señalización de la ruta?: Agrupa flechas, conos, chalecos, cinta y linternas entre 24 y 48 horas antes de la salida. Comprueba la ruta definitiva y carga cada punto de instalación en un paquete separado.
¿Cuánta antelación necesito para comprar el catering?: Haz la compra principal entre 24 y 48 horas antes del evento y confirma las cantidades con el proveedor al menos 3 días antes. Reserva una parte del stock para el primer descanso y otra para la llegada.

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