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Checklist pour organiser une balade en voitures anciennes

Une balade en voitures anciennes se prépare d’abord sur papier, puis sur la route. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : choix de l’itinéraire, autorisations, inscriptions, sécurité et accueil au départ comme à l’arrivée. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour tester le parcours et finaliser le roadbook. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, les stocks et les informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Confirmer le lieu de départ et d'arrivée

  • Vérifier la sécurité du parcours

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations de parcours

  • Définir les espaces de repos

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Réserver le photographe

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier l’assurance

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Attribuer les numéros de départ

    2 personnes

  • Finaliser l’itinéraire

    2 personnes

  • Créer le roadbook

    2 personnes

  • Calculer les temps de parcours

  • Envoyer les informations aux participants

  • Rassembler les numéros d’urgence

  • Vérifier la circulation

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les livrets d’itinéraire

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Préparer les stocks de catering

    2 personnes

  • Faire le plein des voitures de l’organisation

    2 personnes

  • Nettoyer la zone de départ

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    3 personnes

  • Aménager un espace de repos

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Faire signer les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Assurer le briefing des coureurs

  • Faire partir les voitures de collection

    3 personnes

  • Enregistrer l’ordre de départ

  • Tenir le poste de route

    3 personnes

  • Tenir le point de repos

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Prendre des photos

  • Enregistrer les participants à l’arrivée

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Assurer la remise des prix

    2 personnes

  • Dire au revoir et faire un retour

Suivi

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Stocker les restes

    2 personnes

  • Retourner le matériel de caution

  • Traiter les objets trouvés

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 60
  • Table d'inscription
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à eauqté 80
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 4

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 6
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Téléphones portablesqté 4
  • Batteries externesqté 4

Matériel de parcours

  • Flèches de directionqté 80
  • Responsables du roadbookqté 60
  • Numéros de départqté 60
  • Cônesqté 20
  • Gilets réfléchissantsqté 12
  • Stylosqté 20
  • Presse-papiersqté 6
  • Ruban adhésifqté 6
  • Cordonqté 2
  • Lampes de pocheqté 6

Décoration

  • Drapeaux d’associationqté 6
  • Banderole de départ
  • Panneau d’accueil
  • Nappesqté 8

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pincesqté 6
  • Bacs de rangementqté 12
  • Thermosqté 6
  • Pains de glaceqté 24

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Balais à mainqté 3
  • Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Testez l’itinéraire au moins une fois avant l’événement et notez les temps réels entre chaque étape. Un parcours prévu pour 2 heures peut facilement dépasser 2 h 30 avec des voitures anciennes, des pauses et des regroupements.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant la balade. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et les accompagnants.
  • Envoyez le roadbook et les consignes pratiques au moins 7 jours avant le départ. Indiquez clairement l’heure de convocation, le lieu, le numéro de départ, les pauses et les numéros d’urgence.
  • Préparez le départ la veille : numéros de départ, feuilles d’itinéraire, stylos, presse-papiers, flèches et gilets réfléchissants doivent être regroupés par poste. Prévoyez une table d’inscription et une batterie externe pour éviter de chercher du matériel le matin même.
  • Vérifiez la circulation, la météo et les autorisations 48 heures avant l’événement. Si le parcours comporte une zone sensible ou une arrivée très fréquentée, désignez un responsable capable de modifier le déroulement sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade en voitures anciennes ?
Comptez 6 à 8 semaines pour une balade avec itinéraire public, autorisations, traiteur et photographe. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, le roadbook, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une balade en voitures anciennes ?
Envoyez les invitations environ 5 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les repas et les numéros de départ.
Quelle longueur prévoir pour l’itinéraire ?
Pour une journée confortable, prévoyez généralement 80 à 150 kilomètres, répartis en tronçons de 45 à 60 minutes. Ajoutez au moins deux espaces de repos et calculez une marge de 15 à 20 minutes par heure de conduite.
Que vérifier la veille d’une balade en voitures anciennes ?
La veille, contrôlez la météo, la circulation, les autorisations, les numéros d’urgence et les informations envoyées aux participants. Regroupez aussi les roadbooks, numéros de départ, flèches, gilets et stocks de catering par point de rendez-vous.

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