Qué necesitas para una formación de mentores

Para una formación de mentores necesitas combinar materiales de trabajo, equipos de presentación y un punto de recepción que funcione desde el primer minuto. Prepara una carpeta, hojas de trabajo y bolígrafos para cada participante, y reserva algunas unidades adicionales. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: prueba portátil, proyector, micrófono y cables antes de montar la sala. También conviene calcular con antelación el café, el agua y las opciones dietéticas comunicadas en las inscripciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 35
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil
Micrófono

Cocina

Teterascant. 2
Cafetera
Termoscant. 3
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 35
Vasoscant. 35
Platoscant. 35
Cubiertoscant. 35
Jarras de aguacant. 4

Artículos de papel

Bloc de rotafoliocant. 3
Hojas de trabajo A4cant. 40
Carpetas de formacióncant. 35
Bloc de notascant. 35
Credencialescant. 35
Bolígrafoscant. 40
Notas adhesivascant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores para pizarracant. 12

Decoración

Manteles individualescant. 6
Cartel de bienvenida
Pegatinas de flechascant. 12

Limpieza

Spray de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 6
Cepillos para fregarcant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Mini croissants - 40 unidades
- Mini bollos de chocolate - 40 unidades
- Pan integral - 5 panes
- Pan blanco - 3 panes
- Queso joven - 1,5 kilo
- Jamón cocido - 1 kilo
- Hummus - 6 envases
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Mantequilla - 500 gramos
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Ensalada mixta - 1,5 kilo
- Pimientos - 12 unidades
- Cebollas rojas - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Aceitunas - 4 frascos
- Feta - 1 kilo
- Pasta - 3 kilo
- Pesto - 4 frascos
- Salsa de pasta - 6 frascos
- Queso rallado - 1,5 kilo
- Albóndigas vegetarianas - 3 kilos
- Frutos secos mixtos - 1,5 kilo
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 40 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Hierbas italianas - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Servilletas - 100 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Prepara una carpeta de formación, un juego de hojas de trabajo A4 y un bolígrafo por participante; añade al menos 2 o 3 juegos extra para cubrir inscripciones de última hora.
Comprueba el equipo de presentación el día anterior y lleva cables alargadores, regletas y un cable HDMI de repuesto si es posible. Una prueba de 15 minutos evita perder tiempo al comenzar.
Calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona si la sesión dura varias horas, además de agua suficiente para toda la jornada. Deja listas las tazas, vasos, jarras y termos antes de abrir la recepción.
Prepara las acreditaciones y el material de registro con al menos 30 minutos de margen. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y reserva una papelera para los residuos de acreditaciones y notas adhesivas.
Revisa las preferencias dietéticas cuando cierres la lista de participantes, como mínimo 3 días antes del encuentro. Encarga el catering según ese número final y añade solo un pequeño margen para cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos materiales necesito por participante en una formación de mentores?: Calcula una carpeta de formación, un juego de hojas de trabajo A4 y un bolígrafo por persona. Añade 2 o 3 juegos completos de reserva para cubrir altas tardías, pérdidas o materiales dañados.
¿Cuánto café y agua debo comprar para una formación?: Para una sesión de varias horas, calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por participante y agua para toda la duración. Prepara también un pequeño margen adicional y enfría las bebidas antes de montar el punto de café.
¿Cuándo debo probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa al menos el día anterior y repítela entre 30 y 45 minutos antes de recibir al grupo. Comprueba la presentación, el cable HDMI, las regletas, los alargadores, el altavoz y el micrófono.
¿Con cuánta antelación preparo las acreditaciones y la mesa de registro?: Deja las acreditaciones listas al menos un día antes y monta la mesa de registro 30 minutos antes de la llegada. Ordena las acreditaciones por nombre o grupo para que cada registro tarde menos de un minuto.

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