Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas universitaria

Una jornada de puertas abiertas universitaria necesita coordinación entre admisiones, facultades, estudiantes y servicios del campus. Esta checklist reúne las tareas y el material para pasar de las inscripciones a las visitas guiadas, los talleres y la atención final sin dejar cabos sueltos. Empieza por reservar los espacios y fijar el recorrido; después cierra horarios, responsables, acreditaciones, planos y equipos. En los últimos días, confirma asistentes, presentaciones, catering, accesibilidad y rutas de evacuación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar espacios
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Programar talleres
2 personas
Informar a los presentadores
Programar a los embajadores estudiantiles
2 personas
Fijar la ruta por el campus
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar la información de aparcamiento
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Diseñar los planos
Crear el programa general
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
3 personas
Preparar carpetas informativas
4 personas
Imprimir listas de asistencia
Preparar los kits del taller
4 personas
Recopilar las presentaciones
Probar presentaciones
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
3 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Montar los puestos de información
8 personas
Montar las salas del taller
6 personas
Conectar los proyectores
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colgar señalización
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los materiales por puesto
6 personas
Reponer los servicios sanitarios
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Dar instrucciones a los embajadores
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
6 personas
Registrar a los visitantes
5 personas
Repartir el programa
3 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
4 personas
Guiar visitas
8 personas
Guiar talleres
10 personas
Coordinar presentaciones
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Registrar objetos perdidos
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Reunir material informativo
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la señalización
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Limpiar espacios
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Entregar los objetos perdidos
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 320
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 2
Mantelescant. 24
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Portátilescant. 8
Tabletscant. 6
Proyectorescant. 4
Pantallas de proyeccióncant. 4
Altavoces portátilescant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Cables HDMIcant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Cargadores de portátilcant. 8
Memorias USBcant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Vasoscant. 250
Platoscant. 350
Cubiertoscant. 350
Tazas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 12
Pinzas de servircant. 16
Termoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Etiquetas de alérgenoscant. 100

Decoración

Banderas de la universidadcant. 12
Banners decorativoscant. 10
Decoraciones de mesacant. 24
Atriles para pósterescant. 20
Carteles direccionalescant. 35
Carteles informativoscant. 20
Portabadgescant. 80
Lanyardscant. 80

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 18
Contenedores de reciclajecant. 8
Chistescant. 3
Cuboscant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de señalizacióncant. 4
Cinta gaffercant. 12

Artículos de papel

Papel de impresióncant. 10
Bolígrafoscant. 80
Portapapelescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 400
Bloc de notascant. 100
Rotuladores de colorescant. 12
Tijerascant. 8
Barras de pegamentocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formulario de inscripción con tiempo suficiente para revisar los datos y las preferencias dietéticas. Imprime las listas de asistencia y prepara las acreditaciones antes de la llegada del primer grupo.
Diseña el recorrido del campus con puntos y horarios concretos. Comprueba la accesibilidad de cada tramo, la información de aparcamiento y las rutas de evacuación antes de publicar los planos.
Programa las visitas guiadas, los talleres y las intervenciones sin solapamientos. Envía a cada presentador su horario, espacio, necesidades técnicas y versión final de la presentación.
Prueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono y cable HDMI en el lugar donde se utilizará. Lleva regletas, enrollacables, cargadores y una memoria USB con las presentaciones para evitar retrasos por conexiones o archivos.
Calcula el servicio de bebidas y comida según las inscripciones y las preferencias dietéticas. Deja preparadas las neveras portátiles, termos, máquinas de café, vasos, platos y cubiertos; rellenar las neveras a última hora evita que las bebidas pierdan temperatura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas universitaria?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva los espacios y fija el recorrido primero; durante las 2 últimas semanas conviene cerrar talleres, presentadores, señalización, catering y equipos.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento si necesitas preparar grupos, acreditaciones, listas de asistencia y catering. Si la capacidad de las visitas es limitada, revisa las inscripciones a diario y asigna los grupos antes de la última semana.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una jornada universitaria?: El día anterior prueba todas las presentaciones y equipos, coloca la señalización, revisa los planos y confirma las rutas de evacuación. También verifica que las acreditaciones, carpetas informativas, kits de taller y listas de asistencia estén en cada punto de recepción.
¿Cómo calcular las bebidas para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para las primeras horas y ajusta la cantidad según la duración y el servicio de café. Añade opciones relacionadas con las preferencias dietéticas registradas y deja una reserva aproximada del 10 % para imprevistos.

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