Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del tribunal

Organizar una jornada de puertas abiertas en un tribunal exige coordinar público, visitas guiadas, ponentes, seguridad y tecnología sin bloquear el funcionamiento del edificio. Esta checklist reúne 85 tareas y 61 materiales, desde la reserva de espacios hasta las acreditaciones y los planos para visitantes. La clave está en cerrar pronto los aforos, las rutas y las necesidades de accesibilidad. También encontrarás los controles finales que suelen quedarse para el último día: catering, privacidad, evacuación y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el horario
Reservar espacios para el público
Planificar las visitas guiadas y la capacidad
2 personas
Contratar a los ponentes y guías
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades de accesibilidad
Crear listas de asistentes
2 personas
Confirmar los horarios de la visita guiada
Definir el programa final
2 personas
Enviar información a los visitantes
2 personas
Pedir el catering
Coordinar las instrucciones de seguridad
2 personas
Revisar rutas de evacuación
2 personas
Revisar la ruta de la visita guiada
2 personas
Imprimir normas de fotografía y privacidad
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Imprimir planos
Imprimir folletos del programa
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el control de acceso
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los puntos de la visita guiada
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
Hacer la reunión informativa del personal
8 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Atender la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes el programa
2 personas
Apoyar el control de acceso
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar visitas
4 personas
Explicar la sala de asientos
2 personas
Responder preguntas del público
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Guiar la última visita
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el programa de la noche
3 personas
Recibir a los visitantes de la noche
3 personas
Realizar la presentación de la noche
2 personas
Guiar las visitas nocturnas
4 personas
Reponer el bufé de la noche
2 personas
Servir las bebidas de la noche
2 personas
Cerrar las zonas para el público
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Ordenar el mostrador de recepción
2 personas
Registrar objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar el catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Archivar los datos de registro

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Taburetescant. 20
Mostrador de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Postes de espera con cuerdacant. 8
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 140

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 8
Pinzascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Señales de orientacióncant. 16
Fundas para mantelescant. 16
Banderascant. 8
Portapósterscant. 12
Paneles fotográficoscant. 3

Artículos de papel

Folletos del programacant. 300
Planoscant. 300
Formularios de visitantescant. 300
Portanombrescant. 180
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 60
Rotuladorescant. 24
Notas adhesivascant. 12
Portapapelescant. 10
Cinta de papelcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la capacidad de cada visita guiada antes de abrir las inscripciones. Define los horarios y el número máximo de personas por grupo para no sobrecargar pasillos, salas ni puntos de control.
Recoge las necesidades de accesibilidad y las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción, no por correo unos días antes. Usa después esa información para preparar las listas de asistentes y encargar el catering.
Envía a cada visitante el programa final, la hora de llegada, las instrucciones de seguridad y la ruta de acceso con varios días de margen. Así reduces consultas en recepción y detectas errores antes de imprimir los materiales.
Haz una revisión presencial de la ruta de la visita y de las vías de evacuación antes del evento. Comprueba también dónde colocar el mostrador de recepción, las colas y las papeleras sin obstruir las salidas.
Prueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables y regletas como conjunto, al menos el día anterior. Lleva las presentaciones en más de un portátil o soporte para no depender de un único equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del tribunal?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva primero los espacios, los guías y los ponentes; después abre las inscripciones y deja la última semana para confirmar horarios, listas, catering, seguridad y técnica.
¿Cuántas personas caben en cada visita guiada al tribunal?: No hay una cifra universal: depende de la ruta, las salas y las normas de seguridad del edificio. Define un aforo máximo por grupo antes de publicar el formulario y asigna horarios cerrados para evitar esperas y grupos demasiado grandes.
¿Cuándo hay que enviar la información a los visitantes?: Envía el programa final, la hora de llegada, las normas de fotografía y privacidad y las indicaciones de acceso entre 3 y 5 días antes. Reenvía cualquier cambio importante el día anterior, especialmente si modifica una visita guiada.
¿Cuándo se debe probar la parte técnica del evento?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes, con las presentaciones definitivas y todos los cables, proyectores, micrófonos y altavoces. Repite una comprobación rápida 30 minutos antes de recibir al público.

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