Checklist para organizar el Día del Cáncer de Mama

Organizar el Día del Cáncer de Mama requiere coordinar información, personas y logística sin dejar decisiones para el último momento. Empieza por confirmar la fecha, el espacio y el programa; después gestiona las inscripciones, los ponentes y las necesidades alimentarias. En los días previos tendrás que preparar la recepción, las donaciones, el material informativo y la parte técnica. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el evento avance sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
Enviar recordatorio a los visitantes
Reservar el espacio
Pedir el catering
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Seleccionar folletos informativos
2 personas
Preparar las cajas de donaciones
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
Crear tarjetas de alérgenos
Crear lista de reproducción
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar stand de información
2 personas
Montar punto de donación
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Preparar la sala de presentaciones
3 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Comprobar los baños
Dar la reunión informativa al equipo
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Repartir material informativo
2 personas
Anunciar el programa
Recibir a los ponentes
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir aperitivos
4 personas
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Recoger donaciones
2 personas
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Ingresar de forma segura los ingresos de las donaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar las fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 120
Mesa de recepción
Mesas informativascant. 3
Taburetescant. 4
Percherocant. 2
Perchascant. 120
Mantelescant. 10

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cable HDMIcant. 2
Baterías externascant. 2
Clic de presentación
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 120
Tazas de técant. 80
Platoscant. 140
Tenedores de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarracant. 6

Cocina

Cafeteracant. 3
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharones de servircant. 8
Guantes de hornocant. 2

Decoración

Globos rosascant. 100
Cintas rosascant. 20
Decoraciones de mesacant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 6
Carteles de rutacant. 10
Pegatinas de flechascant. 20
Photowall
Confeti rosa de mesacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Artículos de papel

Formularios de inscripcióncant. 140
Tarjetas de nombrecant. 140
Bolígrafoscant. 30
Folletos informativoscant. 250
Sobres para donacionescant. 150
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Pulserascant. 140

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones. Así las personas podrán inscribirse con información concreta y tendrás una base clara para confirmar ponentes y presentaciones.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas. Envía la confirmación y un recordatorio final, preferiblemente entre 48 y 72 horas antes del evento.
Prepara la recepción el día anterior: tarjetas con nombres, pulseras o acreditaciones y la lista de asistencia deben estar ordenadas y listas para entregar, no mezcladas en cajas.
Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los asistentes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cable HDMI, regletas y alargadores en el espacio real.
Calcula la comida y la bebida a partir del número confirmado y refrigera los productos que lo necesiten con antelación. Deja también preparados los carteles de alérgenos y las cajas de donaciones antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Cáncer de Mama?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, definir el programa, confirmar ponentes y enviar invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para compras, refrigeración, montaje y pruebas técnicas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para poder preparar confirmaciones, asistencia, catering y tarjetas de alérgenos.
¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?: Haz una primera prueba técnica al menos 48 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Lleva preparados el cable HDMI, los alargadores, las regletas, las baterías externas y el clic de presentación.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja listas las acreditaciones, las tarjetas con nombres, la lista de asistencia, los folletos, las cajas de donaciones y la distribución de mesas y sillas. También puedes enfriar las bebidas y preparar los aperitivos para reducir tareas durante la recepción.

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