Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en primaria

Una jornada de puertas abiertas de una escuela primaria necesita más que aulas preparadas y una bienvenida. Hay que coordinar visitas, actividades infantiles, clases de prueba, presentaciones y la recepción de las familias en un mismo recorrido. Esta checklist reúne 77 tareas y 92 materiales para trabajar en orden, desde fijar la fecha hasta recoger los productos frescos. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: voluntarios, preferencias dietéticas, mapas, tarjetas con nombres y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Determinar aulas y actividades
3 personas
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con el vecindario y los niños pequeños
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Inventariar el material de actividades
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Hacer reservas
Encargar material impreso
Preparar las rutas de visita guiada
3 personas
Recopilar las presentaciones
3 personas
Preparar las actividades infantiles
4 personas
Preparar las clases de prueba
5 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar carpetas informativas
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Revisar la escuela y las aulas
3 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Exponer las obras
4 personas
Preparar las aulas de prueba
5 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Conectar el sonido y la pantalla
2 personas
Preparar las carpetas informativas
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Tomar foto de equipo

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Guiar visitas
5 personas
Dar clases de prueba
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Hacer la presentación a la dirección
2 personas
Mantener a los profesores disponibles
8 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Tomar fotos
Responder a las preguntas de los padres
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Catering durante el programa nocturno
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los locales
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar la escuela
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el catering sobrante
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
Guardar fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesa de recepción
Mesas plegablescant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mantelescant. 6

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Tazascant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadorescant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 6
Vajilla refrigeradacant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Contenedores para hielocant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Plantascant. 10
Photowall
Pizarrascant. 8
Banderinescant. 8
Carteles de flechascant. 20
Tiras adhesivascant. 4
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 8
Banners informativoscant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Carpetas informativascant. 150
Folletos del programacant. 200
Tarjetas de nombrecant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Portapapelescant. 10
Papel para impresoracant. 2
Notas adhesivascant. 12

Material deportivo

Mesas de manualidadescant. 4
Tapetes de manualidadescant. 20
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Papel de colorescant. 20
Tijeras para niñoscant. 30
Barras de pegamentocant. 30
Bloques de construccióncant. 4
Puzlescant. 12
Libros de lecturacant. 20
Bomba de globoscant. 4

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Papeleracant. 12
Guantescant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para enviarlas, abrir el formulario de inscripción y publicar la información en línea.
Calcula los recorridos por grupos y asigna una persona responsable a cada ruta. Prepara el mapa de visitantes con tiempo suficiente para imprimirlo y colócalo también en la mesa de recepción.
Haz un inventario del material de actividades y de las clases de prueba al menos 7 días antes. Así todavía puedes reservar o encargar lo que falte, incluidos proyectores, pantallas, micrófonos o cables alargadores.
No esperes al día anterior para organizar la recepción. Prepara las tarjetas con nombres, las carpetas informativas y la lista de inscripciones, y confirma cuántas personas atenderán la entrada durante la primera hora.
Separa la compra de productos no perecederos de la recogida de productos frescos. Revisa las cantidades de catering 48 horas antes y comprueba que haya suficientes tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y bandejas para el flujo previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar la fecha, el programa, las aulas, las actividades y los voluntarios; deja la última semana para pruebas, compras y preparación de materiales.
¿Cuándo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas al menos 3 semanas antes del evento y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Cierra o revisa las inscripciones entre 3 y 5 días antes para calcular catering, grupos y tarjetas con nombres.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula como mínimo 1 persona para la recepción, 1 responsable por cada recorrido simultáneo y 1 apoyo por cada actividad infantil o clase de prueba. Para tres recorridos y dos actividades funcionando a la vez, planifica al menos 7 voluntarios.
¿Cuándo hay que probar la técnica y preparar las aulas?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa el día anterior. Revisa portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, regletas, cables alargadores y cargadores en cada aula donde se utilicen.

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