Checklist para organizar el Día de la Seguridad

Organizar un Día de la Seguridad exige coordinar demostraciones, participantes y circulación sin dejar la logística para el último momento. Esta checklist reúne el orden de trabajo: primero fecha, recinto, permisos y programa; después inscripciones, voluntariado y proveedores; al final, materiales, señalización y comprobaciones. Reserva tiempo para probar cada demostración y prepara una alternativa si llueve. También conviene cerrar con antelación las necesidades dietéticas, las conexiones eléctricas y quién se encarga de cada punto durante la jornada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Invitar a participantes y demostradores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Confirmar demostraciones
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Enviar indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Probar el material de demostración
2 personas
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
Imprimir formularios de inscripción
Imprimir la lista de participantes
Preparar la ropa y los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Delimitar las zonas de demostración
3 personas
Colocar los extintores
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Comprobar los baños
Limpiar y despejar el recinto
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los demostradores
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Dar instrucciones de apertura
Guiar la demostración de seguridad contra incendios
3 personas
Coordinar la demostración de seguridad vial
3 personas
Coordinar la demostración de primeros auxilios
3 personas
Demostrar prevención de robos
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Guiar el quiz de seguridad
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la iluminación
Anunciar el programa de la noche
Guiar el simulacro de evacuación
4 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Dar la despedida y la información de salida
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar daños e incidencias
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas con bancoscant. 8
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Megáfono
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Impresora
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras con acumuladores de fríocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Banderas de seguridadcant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LED de obracant. 4
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Extintorescant. 4
Detectores de humocant. 4
Cascos de seguridad infantilcant. 20
Gafas de seguridadcant. 20
Guantes de trabajocant. 20
Tapones para los oídoscant. 100
Señales de salida de emergenciacant. 6
Señales pictográficascant. 12
Pilas para linternacant. 16

Material deportivo

Alfombrillas de tráficocant. 4
Muñecos de prácticacant. 2
Material de vendaje para la democant. 4
Conoscant. 30
Cuerdacant. 4
Paneles del quizcant. 10

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución del recinto antes de abrir las inscripciones. Así sabrás cuántas mesas, sillas, carpas y puntos de demostración necesitas.
Comprueba permisos y notificaciones al menos 4 semanas antes. Incluye en las instrucciones de seguridad las rutas, los puntos de reunión y el procedimiento para detener una demostración.
Envía el programa, las indicaciones y las instrucciones a participantes y demostradores entre 7 y 10 días antes. Pide confirmación y asigna a cada voluntario una franja horaria concreta.
Prueba el material de demostración como mínimo 3 días antes, incluidos megáfono, micrófono, altavoces, portátil, cables y regletas. Lleva una copia impresa del programa y de la lista de participantes.
Haz la compra y recoge los materiales 1 o 2 días antes. Enfría las bebidas la víspera y prepara por separado los formularios de inscripción, los carteles, las flechas de ruta y el plan alternativo por lluvia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día de la Seguridad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, ubicación, permisos y programa. Deja las confirmaciones finales, la compra y la prueba de las demostraciones para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y el programa?: Envía las invitaciones cuando el programa y el lugar estén definidos, idealmente 4 semanas antes. Comparte el programa definitivo y las indicaciones entre 7 y 10 días antes del evento.
¿Qué hay que preparar si llueve el Día de la Seguridad?: Define un programa alternativo al menos 7 días antes y decide qué demostraciones pueden trasladarse a carpas o a un espacio cubierto. Comunica el cambio a participantes y voluntarios en cuanto el pronóstico lo justifique.
¿Cuándo se deben comprobar los materiales de las demostraciones?: Haz una primera comprobación 3 días antes y una revisión final el mismo día, antes de recibir al público. Comprueba especialmente las conexiones eléctricas, el sonido, la señalización y los materiales de cada demostrador.

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