Checklist para organizar una Avondvierdaagse sin olvidar nada

Organizar una Avondvierdaagse requiere coordinar cuatro rutas, varios puntos de control y muchas personas en días consecutivos. Empieza por fijar las rutas y tramitar permisos; después organiza las inscripciones, los voluntarios y los materiales. La señalización, las tarjetas de sellos y la comunicación entre los equipos suelen dejarse para el último momento. Este plan reúne 73 tareas y 48 materiales para que puedas avanzar en el orden correcto y tener lista la salida, la meta y cada recorrido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y rutas
3 personas
Reservar las zonas de salida y meta
2 personas
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
Desarrollar mapas de ruta
3 personas
Comprobar las rutas en el lugar
4 personas
Señalizar los puntos peligrosos de la ruta
3 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
2 personas
Gestionar inscripciones
3 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Diseñar tarjetas de sellos
2 personas
Imprimir tarjetas de sellado
2 personas
Hacer señales y flechas de ruta
4 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
2 personas
Clasificar pulseras y chalecos
3 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Recoger los materiales
3 personas
Empaquetar los mapas de ruta
3 personas
Montar el puesto de salida
6 personas
Montar el arco de meta
6 personas
Colocar flechas de ruta
8 personas
Cubrir los puntos de tráfico
8 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Montar el punto de entrega
4 personas
Preparar la mesa de inscripción
3 personas
Comprobar el botiquín
2 personas
Marcar la segunda ruta
8 personas
Trazar la tercera ruta
8 personas
Trazar la cuarta ruta
8 personas
Preparar el final de la fiesta
8 personas

Evento

Registrar a los participantes de la salida
6 personas
Repartir las tarjetas de salida
4 personas
Informar a los senderistas
3 personas
Guiar a los grupos de salida
4 personas
Abrir el punto de descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Repartir fruta y snacks
3 personas
Sellar las tarjetas de llegada
4 personas
Registrar a los senderistas desaparecidos
2 personas
Comprobar las flechas de ruta
4 personas
Abrir el segundo punto de salida
5 personas
Atender el segundo punto de descanso
4 personas
Registrar la segunda llegada
4 personas
Reponer el catering del segundo día
3 personas
Abrir el tercer punto de salida
5 personas
Atender el tercer punto de descanso
4 personas
Registrar la tercera meta
4 personas
Reponer el catering del tercer día
3 personas
Abrir el cuarto puesto de salida
5 personas
Atender el cuarto punto de descanso
4 personas
Registrar el cuarto puesto
6 personas
Encargarse de la entrega de medallas
4 personas
Reponer el catering del cuarto día
4 personas
Agradecer a los participantes
3 personas

Seguimiento

Limpieza del primer día
6 personas
Limpieza del segundo día
6 personas
Limpieza del tercer día
6 personas
Retirar todas las flechas de ruta
8 personas
Desmontar el lugar de meta
8 personas
Limpiar el lugar de salida
6 personas
Recoger y clasificar los residuos
6 personas
Limpiar la vajilla y el material
5 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
3 personas
Gestionar la fianza y la caja
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
2 personas
Publicar los resultados de los participantes
2 personas
Archivar fotos y materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Papeleracant. 8
Mesas altascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 8
Bidonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8

Equipo

Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Baterías externascant. 8
Caja registradora
Caja registradora
Portátil
Impresora

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Material deportivo

Flechas de rutacant. 180
Señales de rutacant. 40
Conos de tráficocant. 60
Vallas de separacióncant. 12
Tarjetas de selloscant. 350
Selloscant. 12
Cintas de medallacant. 300
Chalecos reflectantescant. 40
Pulserascant. 350
Conoscant. 40

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 6
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banderas de metacant. 2
Banderolas de salidacant. 2
Banderolas con flechascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rutas y compruébalas físicamente con varias semanas de margen. Marca los puntos peligrosos, prepara los mapas y solicita las medidas de tráfico antes de comunicar el recorrido definitivo.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger nombres y preferencias dietéticas. Como referencia, fija una fecha límite al menos 7 días antes del primer día para poder preparar tarjetas, pulseras y cantidades.
Asigna voluntarios por puesto, ruta y horario, y envíales instrucciones por escrito al menos 3 días antes. Incluye quién lleva walkie-talkie, megáfono, chaleco reflectante o baterías externas.
No esperes al último día para preparar la señalización. Clasifica las flechas, señales, conos y vallas por ruta y deja cada paquete listo para colocarlo antes de la salida.
Prepara por separado el puesto de salida y el arco de meta. Comprueba con antelación las mesas, carpas, termos, bidones, vasos, tarjetas de sellos y sellos; el día del evento necesitarás acceso rápido a todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar las rutas, reservar salida y meta y tramitar permisos. Deja cerrados los voluntarios y materiales como mínimo 7 días antes del primer recorrido.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para la Avondvierdaagse?: Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes del evento, según el tamaño del grupo. Cierra el formulario al menos 7 días antes para preparar las tarjetas de sellos, las pulseras y la compra.
¿Cuántos voluntarios se necesitan para una Avondvierdaagse?: El número depende de la longitud de las rutas y de los cruces, pero calcula una persona por cada punto que deba vigilarse y añade un equipo de reserva del 10 al 15 %. Prepara los turnos para los cuatro días, no solo para la primera salida.
¿Cuándo se colocan las flechas y señales de ruta?: Colócalas el mismo día, antes de la salida, y revisa el recorrido entre 60 y 90 minutos antes. Guarda un juego adicional de flechas y señales para sustituir las que falten o se hayan movido.

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