Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del club de remo

Una jornada de puertas abiertas de un club de remo necesita más que reservar botes y anunciar la fecha. Hay que coordinar instructores, inscripciones, seguridad en el agua, seguros, servicios sanitarios y la recepción de los participantes. Esta checklist reúne 83 tareas y 70 artículos para avanzar en el orden correcto, desde la aprobación de la jornada hasta los aperitivos y la información final. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Inscribir la jornada de puertas abiertas ante la junta
Elaborar el plan de seguridad para remo
2 personas
Confirmar la disponibilidad de los instructores
Hacer reservas para botes
Hacer reserva de servicios sanitarios
Comprobar la cobertura del seguro
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Organizar el horario de remo
2 personas
Preparar la sesión informativa para los instructores
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir pegatinas con nombres y formularios
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar el botiquín
Comprobar los equipos de rescate
2 personas
Preparar las llaves y correas de los botes
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el terreno y el andamio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Llevar los botes de remo al muelle
4 personas
Preparar el material de remo por barco
3 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Comprobar los baños
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
Dar la sesión informativa de seguridad
6 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Dar visitas guiadas
3 personas
Realizar una demostración de remo
6 personas
Instruir a los remeros de prueba
4 personas
Guiar las pruebas de navegación
8 personas
Tripular el bote salvavidas
2 personas
Explicar las normas de seguridad
2 personas
Dar información a los miembros
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anotar las inscripciones de membresía
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Reponer el bufé
3 personas
Servir la comida
4 personas
Proporcionar la música
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Devolver el material de remo
4 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Apagar el sistema de sonido
Apagar la iluminación
Cerrar el recinto
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar y secar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Hacer seguimiento con interesados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Bancos del vestuariocant. 6
Percheroscant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Mantelescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4

Material deportivo

Barcas de remocant. 8
Cinturonescant. 24
Remeros manualescant. 8
Chalecos salvavidascant. 30
Boyas de rescatecant. 4
Cuerdas de lanzamientocant. 4
Remeroscant. 6
Atriles de reservacant. 4
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8
Dorsalescant. 40
Cronómetroscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Equipo

Portátil
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de la asociación de remocant. 4
Globoscant. 100
Jardinerascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Paneles informativoscant. 10
Carteles de rutacant. 12
Carteles de flechascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Cables de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de publicar el formulario de inscripción: necesitas saber cuántos turnos de remo habrá y cuánto durará cada sesión.
Prepara el plan de seguridad para remo con antelación y comprueba la cobertura del seguro antes de confirmar participantes. Incluye chalecos salvavidas, boyas de rescate, cuerdas de lanzamiento y botiquines.
Confirma a los instructores y asigna voluntarios al menos una semana antes. Reparte funciones concretas para la recepción, los vestuarios, el embarque, la ruta y la atención a quienes esperan.
Envía a cada participante la hora de llegada, la información de seguridad y lo que debe llevar antes de la jornada. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el mismo día.
Comprueba el pronóstico del tiempo y enfría las bebidas el día anterior. Deja preparados los dorsales, las pegatinas con nombres, los formularios y los carteles de ruta para evitar colas al recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de remo?: Empieza a organizarla entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, tramitar la aprobación ante la junta, reservar botes y servicios sanitarios, confirmar instructores y abrir las inscripciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas del club de remo?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, revisar preferencias dietéticas, organizar los turnos de remo y enviar la información final.
¿Qué material de seguridad hace falta para una jornada de remo?: Prepara chalecos salvavidas, boyas de rescate, cuerdas de lanzamiento, botiquines de primeros auxilios y mantas térmicas. Comprueba todo el material antes de abrir el acceso y asigna a una persona responsable de la revisión.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes y prepara los aperitivos el mismo día, siguiendo las preferencias dietéticas registradas. Enfría las bebidas desde el día anterior y coloca vasos reutilizables, platos y cubiertos antes de que llegue el primer grupo.

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