Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del picadero
Una jornada de puertas abiertas del picadero necesita más que un programa de demostraciones. Hay que coordinar inscripciones, caballos, jinetes, voluntarios, comida, aparcamiento y seguridad sin dejar tareas para el último día. Esta checklist reúne 72 tareas y 86 materiales en un orden práctico, desde fijar la fecha hasta montar las carpas. Úsala para comprobar qué está confirmado y qué requiere seguimiento antes de recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Inscribir jornada de puertas abiertas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Confirmar las reservas
Imprimir el programa
Imprimir el plano
Asignar voluntarios
2 personas
Inspeccionar la pista y los establos
2 personas
Seleccionar caballos
2 personas
Confirmar el programa de demostraciones
2 personas
Informar a los jinetes y instructores
3 personas
Colocar las normas de seguridad
2 personas
Preparar el cuidado de los caballos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la ropa y los materiales
2 personas
Cortar y barrer el terreno
2 personas
Delimitar el aparcamiento
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de demostración
3 personas
Preparar material de limpieza
Alimentar y revisar a los caballos
3 personas
Cuidar los caballos
4 personas
Colocar los caballos de forma segura
3 personas
Evento
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Presentar a los caballos
2 personas
Demostrar la técnica de monta
4 personas
Demostrar el cuidado de los caballos
3 personas
Supervisar las actividades con ponis
5 personas
Guiar las clases de prueba
5 personas
Dar información sobre las clases
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Vigilar la seguridad alrededor de los caballos
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Desensillar los caballos
4 personas
Devolver los caballos
3 personas
Alimentar y revisar a los caballos
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el recinto y los establos
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar fotos y documentos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Punto de información
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Neverascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Walkie-talkies recargablescant. 6
- Megáfono de mano
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Photowall
- Cartel de bienvenida
- Pizarrascant. 6
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Farolescant. 8
Material deportivo
- Vigas de saltocant. 8
- Soportes plegablescant. 8
- Conoscant. 20
- Vallascant. 12
- Pistas de domacant. 4
- líneas de cuerdacant. 4
- Fustas de domacant. 4
- Cajas de limpiezacant. 8
- Cabestroscant. 12
- Cuerdascant. 12
- Cascos de equitacióncant. 20
- Chalecos reflectantescant. 10
- Sillas de montarcant. 8
- Bridascant. 8
- Salvacruces de monturacant. 8
- Cepillos de establocant. 12
- Redes para henocant. 6
- Bandejas de aguacant. 6
- Cubos para bebidascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Vasos térmicoscant. 100
- Cucharillas para heladocant. 3
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Carros de limpiezacant. 2
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Conos de tráficocant. 20
- Rollos de cinta de balizamientocant. 4
- Extintorescant. 4
- Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4
Información
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Folletos del programacant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
- Señales de orientacióncant. 12
- Pulserascant. 150
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y el programa con varias semanas de margen. Reserva tiempo para las demostraciones, las visitas y las pausas, y deja al menos 30 minutos libres para retrasos o cambios de última hora.
- Cierra las inscripciones antes del evento y revisa la lista de participantes dos veces: una al terminar el plazo y otra entre 24 y 48 horas antes. Aprovecha la segunda revisión para confirmar reservas y preferencias dietéticas.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y horarios escritos. Necesitarás cubrir como mínimo el punto de información, el aparcamiento, las demostraciones, el buffet y la atención a los caballos.
- Inspecciona la pista, los establos y el terreno antes de montar las carpas. Delimita el aparcamiento, corta y barre las zonas de paso y coloca las normas de seguridad donde los visitantes puedan leerlas antes de acercarse a los caballos.
- Prepara con antelación el material de servicio y la comunicación interna. Enfría las bebidas, organiza aperitivos, imprime programa y plano, y comprueba que los walkie-talkies, altavoces, micrófonos, regletas y enrollacables funcionan antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas del picadero?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder confirmar reservas, preferencias dietéticas y necesidades de los participantes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una jornada de puertas abiertas?
- Para una jornada pequeña, calcula al menos 1 voluntario por cada función crítica: información, aparcamiento, demostraciones, buffet y caballos. Prepara los turnos con 2 horas de margen para que nadie tenga que abandonar su puesto durante una demostración.
- ¿Cuándo se deben preparar los caballos y las demostraciones?
- Selecciona los caballos y confirma el programa de demostraciones entre 7 y 10 días antes. Informa a jinetes e instructores como mínimo 3 días antes y vuelve a comprobar el orden el mismo día, antes de recibir al público.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior en el picadero?
- El día anterior deja listas las carpas, mesas, sillas, punto de información, señalización, plano y normas de seguridad. También puedes enfriar las bebidas, preparar parte de los aperitivos y probar el sonido y los walkie-talkies con al menos 2 horas de antelación.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!