Qué necesitas para una jornada informativa sobre el autismo

Una jornada informativa sobre el autismo necesita algo más que sillas y una pantalla. Debes prever el registro, las ponencias, los talleres, la comida y un espacio de baja estimulación sin improvisar el mismo día. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, apoyar las presentaciones y servir bebidas y aperitivos. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen para quienes lleguen sin reserva.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 150
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de registro
Mesas informativascant. 8
Taburetescant. 12
Butacas loungecant. 4
Biombos para vestuarioscant. 3
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Estaciones de cargacant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 16
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Teterascant. 4
Filtros de cafécant. 200
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 180
Mantelescant. 16
Carteles direccionalescant. 20
Carteles para las puertascant. 12
Carteles del programacant. 8
Pizarras de rotafoliocant. 6
Papel para rotafoliocant. 6
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Goma moldeablecant. 6
Números de mesacant. 20

Sala de descanso

Pufscant. 6
Mantascant. 8
Auricularescant. 10
Tapones para los oídoscant. 30
Materiales antiestréscant. 20
Gafas de solcant. 10
Temporizadores visualescant. 4
Cortinas opacascant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Lámparas LEDcant. 8
Filtros de luzcant. 8

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Puestos de desinfeccióncant. 6
Papeleracant. 12
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Sets de escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 10
Pegatinas de pictogramascant. 40

Catering

Compras
- Café - 5 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 2 paquetes
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 4 paquetes de seis
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 6 kilos
- Mandarinas - 50 unidades
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias pequeñas - 4 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Crackers bajos en sal - 8 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Untable vegetariano - 12 tarrinas
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 150 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 2 tarros
- Servilletas - 500 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Guantes sin látex - 2 cajas

Consejos

Prepara una silla para cada persona inscrita y deja algunas plazas libres para acompañantes o asistentes sin inscripción. En la zona de descanso, combina butacas lounge con mesas auxiliares y evita llenarla con más mobiliario del necesario.
Para cada ponencia, comprueba con al menos 24 horas de antelación el portátil, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores y las regletas. Lleva también un micrófono inalámbrico, altavoces y un clic de presentación de repuesto si el programa incluye varias sesiones.
Calcula aproximadamente 2 vasos y 2 tazas por persona si habrá agua y café durante media jornada, y añade un 10 % extra. Las jarras de agua, termos, jarras de café, bandejas y utensilios de servir suelen olvidarse hasta que empieza el descanso.
Coloca el mostrador de registro, las tarjetas con nombres y las mesas informativas antes de abrir las puertas, dejando un recorrido despejado. Reserva cajas de almacenamiento para guardar acreditaciones, cables y material de los talleres, en lugar de acumularlo sobre las mesas.
Mantén las bebidas frías en neveras portátiles y prepara la restauración con tiempo suficiente para atender las preferencias dietéticas recogidas en el formulario. Señaliza la ruta de baja estimulación y la zona de descanso antes de que lleguen los asistentes; no dependas solo de indicaciones verbales.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una jornada informativa sobre el autismo?: Calcula una silla por cada persona inscrita y añade entre un 10 % y un 15 % para acompañantes o inscripciones de última hora. Si esperas 80 asistentes, prepara entre 88 y 92 sillas.
¿Cuánta vajilla debo comprar para una jornada de medio día?: Como referencia, calcula 2 vasos, 1 taza, 1 plato y 1 juego de cubiertos por persona, más un 10 % de reserva. Para 50 asistentes, serían unos 110 vasos, 55 tazas, 55 platos y 55 juegos de cubiertos.
¿Cuándo debo probar el equipo de las presentaciones?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación de 60 minutos el mismo día. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces y todos los cables que se usarán.
¿Cuánta bebida necesito para este evento?: Para una jornada de medio día, calcula entre 0,75 y 1 litro de agua por persona y entre 2 y 3 tazas de café por persona. Añade un 10 % adicional y conserva el agua y las bebidas en neveras portátiles hasta el descanso.

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