Checklist para organizar una jornada informativa sobre el autismo
Una jornada informativa sobre el autismo necesita más que una sala y un programa. Hay que coordinar a los ponentes, recoger las necesidades de los asistentes y preparar un entorno cómodo para personas con distintos perfiles sensoriales. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde la reserva de la sala hasta la prueba de las presentaciones. Úsala en orden para detectar con tiempo lo que suele quedar para el último día: accesibilidad, señalización, descansos y conexiones técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Programar talleres
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Consultar la accesibilidad
Enviar la información de aparcamiento
Hacer indicaciones de ruta
Montar la zona de descanso
2 personas
Definir una ruta de baja estimulación
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar presentaciones
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar la sala de descanso
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Atender la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes las salas
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Guiar talleres
6 personas
Atender las mesas de información
8 personas
Cubrir la sala de descanso
2 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Anunciar pausas
Dirigir la ronda final de preguntas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar las salas
4 personas
Ordenar la sala de descanso
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar de vuelta las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 150
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de registro
- Mesas informativascant. 8
- Taburetescant. 12
- Butacas loungecant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 3
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Estaciones de cargacant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 16
- Cucharones de servircant. 16
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Teterascant. 4
- Filtros de cafécant. 200
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Mantelescant. 16
- Carteles direccionalescant. 20
- Carteles para las puertascant. 12
- Carteles del programacant. 8
- Pizarras de rotafoliocant. 6
- Papel para rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bolígrafoscant. 100
- Cinta adhesivacant. 8
- Goma moldeablecant. 6
- Números de mesacant. 20
Sala de descanso
- Pufscant. 6
- Mantascant. 8
- Auricularescant. 10
- Tapones para los oídoscant. 30
- Materiales antiestréscant. 20
- Gafas de solcant. 10
- Temporizadores visualescant. 4
- Cortinas opacascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
- Filtros de luzcant. 8
Limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Puestos de desinfeccióncant. 6
- Papeleracant. 12
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Pegatinas de pictogramascant. 40
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a cada ponente con varias semanas de margen. Recopila sus presentaciones antes del evento y prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces y los cables al menos el día anterior.
- Incluye la accesibilidad en el formulario de inscripción, no solo en un mensaje posterior. Pregunta por necesidades de movilidad, comunicación, alimentación y sensibilidad sensorial, y usa las respuestas para ajustar la sala y los talleres.
- Prepara una zona de descanso claramente señalizada y define una ruta de baja estimulación. Los biombos, las butacas lounge y un espacio alejado del ruido permiten que alguien se retire sin tener que abandonar la jornada.
- Envía la información de aparcamiento y las indicaciones de ruta con la confirmación de la inscripción. Repite la señalización en el edificio con carteles visibles para que nadie dependa de preguntar al llegar.
- Calcula la pausa y la recepción con antelación: enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja listas las mesas, bandejas, vasos, tazas, jarras y termos. Reserva tiempo para montar el registro, colocar las tarjetas con nombres y dar instrucciones concretas a los voluntarios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de una jornada sobre autismo?
- Confirma a los ponentes al menos 4 semanas antes. Pídeles en ese momento el título definitivo, las necesidades técnicas, la presentación y cualquier requisito de accesibilidad.
- ¿Cuándo enviar el formulario de inscripción?
- Publícalo entre 4 y 6 semanas antes de la jornada, para recoger preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad con tiempo. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes si necesitas preparar tarjetas, materiales y catering.
- ¿Qué material técnico hace falta para una jornada informativa?
- Prepara como mínimo un portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas, micrófono inalámbrico, altavoces y clic de presentación. Haz una prueba completa el día anterior y lleva cables de repuesto si es posible.
- ¿Cómo preparo un espacio de baja estimulación?
- Reserva una zona tranquila y señalízala antes de abrir el registro. Coloca allí asientos cómodos, separadores y, si se han previsto, estaciones de carga; comprueba que el recorrido desde la sala principal sea claro y no pase por la zona más concurrida.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!