Checklist para una jornada de puertas abiertas en un centro de rescate de fauna

Una jornada de puertas abiertas en un centro de rescate de fauna necesita más que una fecha y un programa. Hay que coordinar las inscripciones, las visitas guiadas, los voluntarios y el recorrido sin alterar la rutina de los animales. También conviene cerrar con tiempo el catering, la señalización, el material impreso y el plan para la lluvia. Esta checklist reúne 76 tareas y 88 artículos para avanzar desde la planificación inicial hasta la apertura del centro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar visitas guiadas
Pedir el catering
Encargar material impreso
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Preparar guion de la visita guiada
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Vaciado y recuento de cajas de donación
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar tarjeta de alérgenos
Colocar las acreditaciones
Imprimir señalización
Preparar efectivo
2 personas
Recopilar números de teléfono
Preparar protección contra la lluvia
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar a los animales con calma
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos de información
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Guiar la primera visita
2 personas
Demostrar el cuidado de animales
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender el puesto de información
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Atender la mesa de ventas
2 personas
Acompañar a los niños
3 personas
Vigilar la calma en las zonas de animales
2 personas
Acompañar la segunda visita guiada
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Coordinar el momento de fotos
Guiar la última visita
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Llevar a los animales de vuelta al descanso
3 personas
Cerrar los suministros
2 personas
Sellar las cajas de donaciones
2 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
3 personas
Retirar con seguridad los restos de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material informativo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Revisar las áreas para animales
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Registrar cifras de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 4
Mesas altascant. 4
Mesas de maquillajecant. 2
Bancos plegablescant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Termoscant. 6
Pinzascant. 8
Tazones para sopacant. 40

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pósters de animalescant. 20
Pizarrascant. 6
Credencialescant. 40
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 100
Decoración de mesacant. 8

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Botellas térmicascant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Contenedores frigoríficoscant. 2
Bandejas de servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras medidorascant. 4
Guantes de hornocant. 4
Paños de cocinacant. 12
Acumuladores de fríocant. 16

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectante de manoscant. 8
Esponjas de limpiezacant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 24
Guantes de gomacant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Contenedores de basuracant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Paneles de vallacant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Extintorescant. 2
Bolsitas para comida de animalescant. 200

Cuidado de animales

Guantes desechablescant. 500
Toallascant. 20
Cajas de transportecant. 6
Comederos seguros para animalescant. 12
Bebederos seguros para animalescant. 12
Palas para piensocant. 6
Cepilloscant. 6
Delantales de cuidadocant. 8
Empapadores lavablescant. 12

Información

Folletos del programacant. 250
Tarjetas informativas de animalescant. 200
Mapas de rutacant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Bolígrafos para la inscripcióncant. 20
Carteles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Formularios de donacióncant. 100
Pegatinascant. 250
Portapapelescant. 12
Fundas de plástico A4cant. 50

Consejos

Publica la fecha, el programa y el sistema de inscripción con varias semanas de antelación. Pregunta en el mismo formulario por alergias y preferencias dietéticas para no tener que rehacer el pedido del catering.
Reserva las visitas guiadas por franjas horarias y calcula la capacidad de cada grupo antes de abrir las inscripciones. Así evitarás colas y mantendrás despejadas las zonas próximas a los recintos.
Prepara un guion breve para los guías y una sesión informativa para los voluntarios. Incluye la ruta, los teléfonos de contacto, qué hacer si cambia el tiempo y las normas para visitantes cerca de los animales.
Comprueba el pronóstico y deja preparada la protección contra la lluvia al menos el día anterior. Las carpas, mesas, sillas, cables alargadores y regletas deben quedar ubicados sin bloquear salidas ni recorridos.
No dejes para el último momento las donaciones y la caja de efectivo. Vacía y cuenta las cajas de donación, prepara el cambio y coloca con antelación las acreditaciones, pulseras, pizarras y señalización visible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de fauna?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para publicar el programa, gestionar inscripciones, asignar voluntarios y reservar visitas guiadas. Encarga el material impreso y confirma el catering al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes si necesitas enviar los datos al catering y preparar los grupos. Mantén una lista de espera para cubrir cancelaciones sin superar la capacidad de las visitas.
¿Qué se prepara el día anterior en un centro de rescate?: El día anterior comprueba los recintos, define la ruta, imprime la señalización, enfría las bebidas y reúne las acreditaciones. También conviene revisar la previsión meteorológica y dejar listos los materiales contra la lluvia.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada grupo de visita y añade 2 o 3 personas para recepción, catering, donaciones y apoyo general. Confirma los turnos entre 5 y 7 días antes para cubrir descansos y ausencias.

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