Checklist para una jornada de puertas abiertas del puesto de ambulancias

Una jornada de puertas abiertas en un puesto de ambulancias necesita más que una visita guiada. Hay que coordinar horarios, inscripciones, demostraciones, recepción, comida y circulación de visitantes sin interferir con la operativa habitual. Esta checklist reúne 75 tareas y 62 materiales para trabajar en orden, desde fijar la fecha hasta revisar los baños y enfriar las bebidas. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: las preferencias dietéticas, las baterías de los walkie-talkies y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Colocar el programa en el panel informativo
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Confirmar la reserva de material
Planificar la entrega de la compra
Trazar la ruta de la visita guiada
2 personas
Elaborar el programa de demostraciones
2 personas
Comprobar el material de demostración
2 personas
Preparar la ambulancia para la demostración
3 personas
Cargar los walkie-talkies
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señalización
Comprobar las compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar por separado los productos dietéticos
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar los puntos de la visita guiada
4 personas
Delimitar la zona de demostración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Preparar platos y cubiertos
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar la inauguración
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar visitas
4 personas
Dar instrucciones a la ambulancia
3 personas
Demostrar el equipo de ambulancia
3 personas
Demostrar reanimación
2 personas
Acompañar a los niños durante la demostración
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Coordinar los momentos fotográficos
Guiar la última visita
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Vaciar la zona de la ambulancia
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Retirar el material de desecho
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Dispensadores de agua calientecant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Portátil
Impresora
Proyector
Pantalla de proyección
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4
Linternascant. 4

Seguridad

Cinta de balizamientocant. 4
Postes separadorescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2

Información

Paneles informativoscant. 8
Atriles para programascant. 3
Portanombrescant. 30
Bolígrafoscant. 30

Limpieza

Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Rollos de toallacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y el programa de demostraciones antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar una duración realista y organizar grupos sin que se acumulen personas junto a la ambulancia.
Revisa las inscripciones al menos 7 días antes y actualiza la lista de visitantes. Usa ese número para calcular sillas, vasos, aperitivos y productos dietéticos separados.
Carga los walkie-talkies y comprueba las baterías externas el día anterior. Prueba también el micrófono, los altavoces, el portátil, el proyector y la pantalla antes de que llegue el primer grupo.
Programa la entrega de la compra con margen suficiente para enfriar las bebidas y preparar los aperitivos. Recoge los productos frescos el mismo día solo si puedes conservarlos en neveras portátiles hasta el servicio.
Haz una revisión final del lugar, los baños y la señalización unas horas antes de abrir. Comprueba que el mostrador de recepción, el panel informativo, las papeleras y la ruta de visita se entienden sin explicaciones adicionales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de ambulancias?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, publicar el evento y gestionar las inscripciones. Deja la semana anterior para cerrar el programa, confirmar el material y actualizar la lista de visitantes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de visitantes?: Haz un primer recuento 7 días antes y una última actualización entre 24 y 48 horas antes. Ese dato sirve para ajustar la recepción, las sillas, la comida y los productos para dietas especiales.
¿Cuándo preparar la ambulancia para la demostración?: Comprueba el material y prepara la ambulancia el día anterior, cuando todavía hay tiempo para corregir faltas. Haz una revisión rápida de nuevo entre 1 y 2 horas antes de comenzar las demostraciones.
¿Qué hay que revisar el día del evento?: Entre 2 y 3 horas antes, revisa la ruta, los baños, la señalización, la recepción, las bebidas y los equipos audiovisuales. Comprueba también que los walkie-talkies estén cargados y que los aperitivos dietéticos estén empaquetados por separado.

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