Jornada de puertas abiertas: checklist de organización
Organizar una jornada de puertas abiertas requiere coordinar inscripciones, espacios, visitas guiadas y presentaciones sin dejar los detalles para el último día. Esta checklist reúne 68 tareas y 88 materiales para avanzar en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y el programa, y termina con la limpieza, las pruebas técnicas y la preparación de la recepción. Así sabrás qué reservar, qué imprimir y qué comprobar antes de recibir a los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir espacios y salas
2 personas
Inscribir jornada de puertas abiertas
Enviar invitaciones
2 personas
Actualizar la página web y las redes sociales
2 personas
Revisar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar visitas guiadas
Pedir el catering
Pedir bebidas
Reservar técnica
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plano
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar las actividades
3 personas
Revisar las presentaciones locales
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Revisar refrigeradores
Limpiar previamente los espacios
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar las presentaciones
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
5 personas
Dar la briefing a los guías
8 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar visitas
8 personas
Guiar las clases de prueba
6 personas
Realizar charlas informativas
6 personas
Coordinar actividades
6 personas
Realizar presentaciones
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Desmontar materiales
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los locales
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Revisar el terreno
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Archivar datos de inscripción
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mostrador de recepción
- Percheros para vestuarioscant. 4
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Bolsas neveracant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 4
- Pantallas de proyeccióncant. 4
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables HDMIcant. 8
- Memorias USBcant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Routers sin contraseñacant. 2
Decoración
- Globoscant. 200
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 20
- Portaindicioscant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 6
- Lámparas de emergenciacant. 4
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 18
- Contenedores de basura exteriorescant. 8
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas de bañocant. 8
- Guantes de gomacant. 12
- Cestos para la ropacant. 4
Papeleo
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Credencialescant. 250
- Papel A4cant. 2000
- Bolígrafoscant. 60
- Rotuladorescant. 48
- Portapapelescant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Bloc de notascant. 30
Actividades
- Materiales de experimentocant. 8
- Kits de manualidadescant. 12
- Lápices de colorescant. 24
- Libros para colorearcant. 24
- Construccionescant. 8
- Materiales de juegocant. 10
- Pelotas deportivascant. 12
- Conoscant. 24
- Cronómetroscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Extintorescant. 4
- Vallas de cuerdacant. 8
Guardarropa
- Perchascant. 200
- Percheroscant. 4
- Números para guardarropacant. 250
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 16
- Pizarras de hojascant. 6
- Papel para rotafoliocant. 12
- Sets de imanescant. 12
- Expositores para folletoscant. 12
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la distribución de salas antes de enviar las invitaciones. Necesitas esos datos para informar de horarios, aforos y visitas guiadas sin corregir comunicaciones después.
- Revisa el formulario de inscripción al menos 10 días antes del evento. Incluye las preferencias dietéticas y usa el número de inscritos para ajustar catering, bebidas, sillas y acreditaciones.
- Reserva con antelación el catering, las bebidas y el equipo técnico. Comprueba que haya proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas para cada sala.
- Haz un plano y prepara la señalización antes de imprimir el programa. Marca recepción, guardarropa, salas, recorridos y puntos de encuentro; los visitantes no deberían depender de que un voluntario les indique cada giro.
- Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: presentaciones, actividades, conexiones y sonido. Revisa también el inventario, las neveras, los materiales y la limpieza de los espacios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones y poder ajustar visitas guiadas, catering y distribución de salas.
- ¿Cuánto catering necesito para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula las cantidades a partir del número confirmado de inscritos y añade un margen del 10 %. Cierra el pedido entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y el programa?
- Prepara el diseño con 7 días de margen y haz la impresión final entre 2 y 3 días antes. Así puedes incorporar cambios de última hora sin llegar al día del evento con materiales incompletos.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo técnico?
- Haz una prueba general entre 24 y 48 horas antes y otra comprobación breve al abrir las salas. Verifica cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cable y regleta en el lugar donde se utilizará.
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